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ROYAL MOTORS CHARTRES NOGENT LE PHAYE
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Protection des données

  • DONNÉES PERSONNELLES

    KIA Royal Motors Chartes attache une grande importance à établir une relation de confiance avec ses clients actuels et potentiels. Ainsi, nous mettons tout en œuvre pour respecter votre vie privée et protéger vos informations personnelles, conformément aux réglementations européennes et françaises applicables.

    La présente politique de protection des données personnelles est destinée à vous informer sur l’utilisation et la protection de vos données, que nous sommes susceptibles de recueillir par le biais de nos divers canaux, tels que nos communications avec KIA Motors France, nos services commerciaux en concession, notre site internet et les éventuels évènements KIA Royal Motors Chartres.

    Nous vous invitons à prendre connaissance de cette Politique afin de disposer de toutes les informations utiles vous permettant de comprendre l’usage de vos informations personnelles et d’exercer librement vos droits.

    1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?


    En application du Règlement général européen sur la protection des données à caractère personnel (« RGPD »), la Concession Royal Motors Chartres, 14 rue Gilles de Roberval, 28630 Nogent Le Phaye, Société par actions simplifiée au capital de 100 000 €, dont le numéro individuel d’identification fiscale est FR 78 381 049 972 00031 (ci-après dénommée « Concession » et/ou « nous »), est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

    En tant que « responsable de traitement », la concession est chargée de garantir la protection des données personnelles de ses clients passés, actuels et potentiels ayant acheté, commandé ou montré un intérêt pour ses produits et/ou services, ainsi que celles des utilisateurs du site internet https://www.kia.com/fr/concessions/chartres/. Elle doit également démontrer le respect de la présente politique pour ses activités commerciales et de services qu’elle propose sur place ainsi que ses propres actions marketing. Nous traitons également vos données lorsque celles-ci nous sont transférées par KIA Motors France, conformément à la réglementation applicable.

    Dispositions particulières pour KIA Motors France
    La Concession est une entreprise juridiquement et économiquement indépendante, non rattachée à KIA Motors France. En tant que partenaire de KIA Motors France, nous utilisons la marque KIA en tant que titulaire d’autorisation pour commercialiser des véhicules automobiles, des pièces d'origine et des accessoires, ainsi que des services d'entretien et de réparation. Dans ce cadre, avec KIA Motors France, nous sommes alternativement « responsable de traitement » et « sous-traitant » selon l’origine de la collecte et les finalités de traitement et opérations de transfert de données sont réalisées. Ces activités de transfert concernent notamment les offres et commandes de véhicule, les services d’entretien et réparation, les garanties constructeurs, les ventes de pièces d’origine et accessoires, les échanges avec le service client du constructeur, les prospections et développement commercial via les sites internet de la concession ou de KIA Motors France.

    Vous trouverez des informations plus détaillées concernant le traitement de vos données à caractère personnel par KIA Motors France dans la politique de protection de données à caractère personnel disponible sur le site internet :

    Dispositions particulières pour des sociétés tierces
    La présente politique de protection des données décrit également quelques traitements effectués par les tiers responsables de traitement que sont les prestataires d’assurances et de crédits à la consommation. La concession Royal Motors Chartres est alors considérée comme le sous-traitant de ces tiers. Il se peut que ces tiers recueillent d’autres données référencées dans leurs propres documents d’information relatives à la protection des données, en particulier pour les prestations telles que les contrats de financement / assurance, les comptes en ligne, leurs sites internet, leurs applications et services connectées, leurs actions marketing direct, etc. Pour plus d’informations concernant les modalités de la gestion de vos données personnelles par ces tiers, merci de vous référer à vos contrats ou de prendre contact avec le tiers afin de vous renseigner.

    Nos sous-traitants tels que nos fournisseurs de DMS/CRM, les services de maintenance informatique et de téléphonie, la technologie de l’information (hébergement des réseaux), les prestataires de gestion de la relation client (enquête de satisfaction), les services de support marketing et publicité, etc. peuvent traiter vos données personnelles lorsque celles-ci sont transférées par la concession Royal Motors Chartres, conformément à la réglementation applicable et les contrats. Ces sous-traitants ont une responsabilité dans le traitement de vos données ainsi que des obligations, que nous avons définie contractuellement, pour garantir leur sécurité et confidentialité.

    Dispositions particulières pour des sites internet tiers
    Cette politique couvre uniquement le site internet https://www.kia.com/fr/concessions/chartres/. Ce site peut contenir des liens renvoyant vers d’autres sites exploités par des tiers. N’ayant aucun contrôle sur ces sites, nous déclinons toute responsabilité concernant l’utilisation de vos données par ces tiers. Nous vous encourageons donc à lire la gestion des cookies ainsi que la politique de confidentialité de ces sites consultés.

    Nous vous rappelons également que tout contenu transmis à l’un des réseaux sociaux que nous utilisons peut-être accessible au public. Ainsi, nous vous invitons à faire preuve de prudence en ce qui concerne la communication de certaines données à caractère personnel telles qu’un nom ou une adresse. Nous déclinons toute responsabilité concernant toutes mesures prises par des tiers dans l’hypothèse où vous posteriez des données à caractère personnel sur l’un de nos réseaux sociaux, et nous vous recommandons de ne pas communiquer ces informations.

    2. Dans quels cas collectons-nous et utilisons-nous des données à caractère personnel ?


    Nous sommes susceptibles de recueillir et traiter vos données à caractère personnel via divers canaux. Les sources de collectes sont les suivantes :
    • Lorsque vous nous contactez directement (par exemple, en visitant notre concession ou par le biais de notre site Internet) ;
    • Lorsque vous nous demandez une offre ou achetez des produits (véhicules, pièces de rechange, accessoires) ;
    • Lorsque vous nous demandez un devis ou achetez des services (par exemple, à l’occasion d’un service de réparation ou d’entretien) ;
    • Lorsque vous nous demandez des informations concernant nos produits et services (par exemple, envoi de brochures ou de grilles tarifaires) ;
    • Lorsque vous répondez à nos actions de marketing direct ou participer à un de nos évènements ;
    • Lorsque KIA Motors France, d'autres sociétés partenaires de KIA Motors France, des partenaires commerciaux ou d’autres tierces sont en droit de nous transmettre vos données à caractère personnel (par exemple, en ayant recueilli au préalable votre consentement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat) ;
    • Vous visitez et interagissez avec nos pages de réseaux sociaux (par exemple, en publiant des commentaires sur Facebook, LinkedIn, Google Business, etc.) ;
    • Vous accédez à des sites internet de partenaires (par exemple, La Centrale ou le site de KIA Motors France) et les utiliser comme moyen pour entrer en contact avec nous.


    Dans certaines circonstances, vos données à caractère personnel peuvent nous être transmises depuis d’autres sources. Ces données personnelles n’ont pas été obtenues avec un consentement direct de votre part mais ont été rendues publiques par des plateformes accessibles (base de données des autorités publiques, site internet et réseaux sociaux, etc.).

    Afin de nous permettre de tenir vos données à caractère personnel à jour, veuillez nous signaler toute modification à cet égard, notamment concernant vos coordonnées.

    3. Quels types de données à caractère personnel collectons-nous ?


    Selon les produits ou services et les finalités de nos interactions avec Royal Motors Chartres, nous sommes susceptibles de recueillir différents types de données à caractère personnel :
    • Informations d’identification (nom, prénom, civilité, sexe, photo, etc.)
    • Coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone fixe et portable, numéro de fax, etc.).
    • Papier d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire)
    • Informations personnelles (date de naissance, état matrimonial, nombre d’enfants, profession, intérêts / loisirs, justificatif de domicile, préférence de canal de communication, etc.)
    • Informations entreprise (nom de la société, nom du dirigeant, extrait de Kbis, bilan-compte de résultat)
    • Information du véhicule (carte grise, attestation d'assurance, numéro de châssis du véhicule / VIN, immatriculation, type de véhicule, date de fabrication, options/équipements)
    • Données bancaires, financières (carte de crédit, RIB, chèque d'acompte/caution)
    • Données contractuelles de facturation et de paiement
    • Informations contractuelles (numéro d’identification du client, numéro du contrat, etc. pour les commandes, les contrats d’entretien, de financement, d’assurance, d’application et service connectés)
    • Information pour l’obtention de financement (bulletins de salaire, avis d’imposition, justificatifs de revenus divers, contrat de financement, solvabilité, etc.)
    • Historique client (offres reçues, données d’achat de véhicule, informations sur la garantie, valeur résiduelle, évaluation de la satisfaction, historique des réclamations, historique d’entretien, achat de pièces de rechange, accessoires et produits life-style, données collectées lors de visites en concession, historique de campagnes marketing, participation à des événements, etc.).
    • Données d’utilisation du véhicule (statut du véhicule, position et déplacement, entretien du véhicule, profil utilisateur, données des capteurs, etc.).
    • Données concernant les échanges / interactions (commentaires suite à des rendez-vous en concession, des e-mails, les conversations téléphoniques ou les interactions avec le service de gestion des relations client de KIA)
    • Utilisation du site Internet et communications (utilisation du site Internet de la concession, les applications, les pages de réseaux sociaux, ainsi que les données recueillies à l'aide de cookies et d'autres technologies de suivi. Des informations supplémentaires à ce sujet sont disponibles dans notre politique de gestion des cookies, pour notre site internet https://www.kia.com/fr/concessions/chartres/cookies/
    • Identité et solvabilité ► informations concernant des transactions ou des paiements potentiellement non effectués en notre faveur et informations sur des cas de fraudes, de délits punissables, d'opérations suspectes, des personnes politiquement exposées et listes de sanctions contenant vos données ;
    • Données de vidéosurveillance ► Caméras de surveillance réparties au travers de notre concession Royal Motors Chartres afin de garantir la sécurité de nos biens.


    4. Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel ?


    Base juridique de la collecte
    Nous traitons vos données uniquement si cela est autorisé par une réglementation applicable. Nous traitons en particulier vos données conformément aux Articles 6 et 9 du RGPD, ainsi que sur la base de votre consentement conformément à l'Article 7 du RGPD. Le traitement de vos données repose notamment sur les principes juridiques ci-après. Veuillez noter que cette liste n'est ni exhaustive ni définitive ; il ne s'agit que d'exemples visant à clarifier lesdits principes.
    • Consentement (article 6, paragraphe 1, point a), et article 7 du RGPD, ou article 9, paragraphe 2, point a) et article 7 du RGPD) : nous traitons certaines données uniquement sur la base du consentement que vous avez donné expressément et volontairement. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement sans effet rétroactif ;
    • Exécution d'un contrat/mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) : pour la mise en place et/ou l'exécution de votre contrat avec la Concession, nous avons besoin d’accéder à certaines données et de les traiter ;
    • Exécution d'une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD) : la Concession est soumise à plusieurs obligations légales en vertu de la réglementation applicable. Nous devons en conséquence traiter certaines données pour respecter ces obligations ;
    • Protection des intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) : nous traiterons certaines données pour protéger nos i intérêts légitimes ou les intérêts légitimes de tiers. Toutefois, cela s'applique uniquement si vos intérêts ne prévalent pas sur les nôtres dans chaque cas particulier.
    • Le fait de ne pas communiquer les informations demandées pourra impacter notre capacité à vous offrir les produits et services, voire à être dans l’impossibilité de répondre à votre demande.



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Les finalités pour le traitement de vos données Pourquoi utilisons- nous vos données ? Les fondements juridiques
Opérations SAV : entretien et réparation de véhicule, vente de pièces détachées Répondre à des demandes de prix/offres, d’essai sur route. Vendre des produits (véhicules, accessoire et produits LifeStyle) et des services de la marque du constructeur. Gérer la facturation, les contrats de vente. Prêter des véhicules de démonstration. Avoir un suivi de nos clients et commande. Exécution d’un contrat, y compris l’exécution de mesures précontractuelles. Respecter nos obligations légales et réglementaires en matière de vente ainsi que de location et d’essai de véhicules. Intérêt légitime à entretenir une bonne relation client.
Opérations de transfert à KIA Motors France Répondre à des demandes de prix. Effectuer des diagnostics à partir d’une analyse de commandes électroniques et corriger des dysfonctionnements. Effectuer des mises à jour du système de navigation. Vendre des pièces détachées et/ou prestations de service (réparation, entretien de véhicules). Procéder à des actions de rappel de véhicules. Mettre à disposition des véhicules de remplacement. Gérer la facturation, les contrats de vente, d’entretien et garanties constructeur. Avoir un suivi de nos clients et historique d’entretien. Exécution d’un contrat (ex : ordre de réparation) y compris l’exécution de mesures précontractuelles. Respecter nos obligations légales et réglementaires en matière de SAV ainsi que de location ou mise à disposition de véhicules. Intérêt légitime à avoir un suivi véhicule et entretenir une bonne relation client.
Opérations de transfert à KIA Motors France Afin de pouvoir assumer les opérations de ventes, de service et de gestion, il est nécessaire que nous transférions certaines données à KIA Motors France en particulier pour : - Les commandes de véhicules, - Les demandes de garantie, ou gestes commerciaux, - Les campagnes de rappel, - Les problèmes dans le cadre des prestations de réparation - L’amélioration de la qualité des produits - La réalisation et l’exécution de nos obligations contractuelles avec le constructeur Exécution d’un contrat y compris l’exécution de mesures précontractuelles. Respecter nos obligations légales et réglementaires en matière de sécurité de nos clients. Intérêt légitime à l’amélioration de la qualité.
Opération de Service client / mandat Répondre à des demandes de souscription à des contrats d’entretien, de financement, d’assurance, de garantie constructeur, de mise en place d’application et service connectés (MyKia). Gérer des contrats, l’envoi des documents, et la mise en relation entre les clients et les sociétés de prestation. Gérer les fins de contrats ou de garanties. Gérer les opérations avec la préfecture (immatriculation, contravention / infraction routière). Exécution d’un contrat y compris l’exécution de mesures précontractuelles. Respecter des obligations légales et réglementaires en matière de mandat. Recueil d’un consentement.
Activités de marketing, marketing personnalisé sur la base de profilage Réaliser de la prospection commerciale (téléphonique, emailing, digitale, salon professionnel, évènement sur le terrain). Analyser des données à des fins de stratégies marketing et mieux comprendre nos clients. Adresser des communications commerciales adaptées au profil client. Vous invitez à des évènements organisés par le Groupe Berteaux. Faire de la promotion sur internet ou tout autre type de support. Recueil d’un consentement. Intérêt légitime à développer notre réseau de client. Recueil d’un droit à l’image.
Support clientèle / qualité Garantir la qualité de nos services, et répondre aux attentes et besoin de nos clients. Effectuer des enquêtes de satisfaction. Procéder à des analyses et réaliser des statistiques. Gérer vos questions, réclamations et insatisfactions. Recueil d’un consentement. Intérêt légitime à fournir à nos clients les meilleurs produits et services possibles ainsi qu’à mieux comprendre ses besoins et attentes.
Litiges, plaintes, fraudes Répondre à des plaintes. Gérer le règlement des litiges / contentieux Veiller à ce que les paiements soient effectués et n’aient fait l’objet d’aucune fraude ou malversation. Prévenir de l’usurpation d’identité / détecter la criminalité. Exécution d’un contrat. Respecter des obligations légales et réglementaires.

  • 5. A qui transférons nous vos données personnelles ? Avec les partageons-nous ?


    Les données personnelles collectées sont destinées à notre usage pour nous permettre de répondre à l’ensemble de vos demandes et répondre aux finalités ci-dessus. Nous nous engageons à ne pas vendre, échanger, louer ou transférer d’une quelconque autre manière, sans votre consentement, vos données personnelles, à l’exception des cas énumérés ci-dessous :

    Au sein de l’entité Royal Motors

    Les concessions Royal Motors Chartres et Royal Motors Dreux et le site de Concept Auto partagent les données personnelles de leurs clients en raison d’un partage d’un outil de gestion nécessaire au fonctionnement des concessions (DMS).

    Avec le constructeur et ses partenaires ou organismes tiers

    Nous pouvons partager vos données personnelles avec le constructeur KIA Motors France ainsi qu’à ses prestataires en charge de la maintenance des systèmes informatiques, afin d’assurer la continuité de nos opérations et services engagées (vente et service après-vente), de notre relation avec nos clients, prospects ou utilisateurs du site internet. En principe, le traitement de données à caractère personnel est réalisé de préférence dans les pays de l’Union Européenne (U.E.). Toutefois, en particulier concernant la garantie pièces et main d’œuvre, vos données sont susceptibles d’être transférées hors de l'Union Européenne (U.E.), à KIA Motors Corporation (12 Heolleung-ro, Seocho-gu Séoul, 06797 République de Corée). Pour les transferts des données à destination de la République de Corée, nous utilisons des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, qui prévoient des mesures techniques et organisationnelles adéquates, afin de garantir que vos données à caractère personnel soient traitées avec un niveau de protection équivalent à celui en vigueur au sein de l’Union Européenne. Concernant le compte client MyKia, il vous appartient de vous assurer de la conservation de ces informations et du caractère confidentiel de votre compte.

    Pour obtenir pour d’information sur ces mesures de sécurité, vous pouvez adresses une demande écrite accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité à KIA Motors France – Service relation client ; Immeuble H2O, 2 rue des Martinets – CS2025 92569 Rueil Malmaison Cedex ou à relation.clientele@kia.fr au titre de la garantie.

    Avec des prestataires tiers

    Vos données personnelles peuvent aussi faire l’objet d’un traitement par des prestataires de services de confiance pour notre compte. Ces prestataires sont mandatés selon des conditions strictes de traitement des données conformes à la législation sur la protection des données. Par exemple, nous recourons aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées pour la maintenance informatique, les campagnes marketing et les enquêtes de satisfaction.

    Avec des partenaires commerciaux

    Nous partageons certaines données avec des agents indépendants, organismes d’assurance ou de financement pour permettre le bon déroulement de toutes les opérations / contrats engagés avec ces derniers.

    Avec des tiers pour des motifs juridiques

    Dans le cas d’infraction, nous pouvons être amenés à divulguer vos informations personnelles auprès aux autorités financières et judiciaires et aux organismes publics, sur demande et dans la mesure autorisée par la loi.

    6. Comment assurons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel ?



    Nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles, de ce fait nous prenons toutes les précautions raisonnables à cette fin. Nous collaborons avec des tiers et sous-traitants de confiance qui s’engagent à garantir la protection de vos données personnelles collectées. D’autre part, nous mettons en œuvre toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles adéquates afin de préserver au maximum la sécurité et la confidentialité des données stockées et, notamment, d’empêcher qu’elles soient perdues, déformées, endommagées, divulgués, volés ou que des tiers non autorisés y aient accès. A ce titre, nous prenons les précautions utiles et appliquons, entre autres, les mesures suivantes : • L’accès physique aux locaux contrôlé (badge avec limitation d’accès) ; • L’accès aux données informatiques limité aux employés et contractuels sur la base du « besoin de savoir » (mot de passe, droits d’accès limité selon les profils) ; • La protection des données, notamment via des procédés de cryptage, lors des transferts dans la majorité des cas ; • La conservation des données sur des serveurs sécurisés au sein de l’Union Européenne ; • La protection par pare-feu et anti-virus des systèmes informatiques pour les protéger contre les accès non autorisés, par des hackers par exemple. • Le contrôle permanent des accès aux systèmes informatiques pour détecter et prévenir l'utilisation abusive des données à caractère personnel.

    Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données transmises par Internet ou téléphone (email, SMS/MMS, site de téléchargement en libre accès sans protocole sécurité). Toute transmission par ces moyens de communication est à vos propres risques.

    7. Combien de temps conservons-nous vos données ?



    Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles nous les traitons, sauf dans les cas où la loi nous autorise ou exige de les conserver plus longtemps. Les durées maximales de conservation en fonction des finalités sont les suivantes :

    Finalité de conformité avec un contrat : les données collectées peuvent être conservées pendant toute la durée du contrat.

    Service client et opérations promotionnelles / fidélisation : les données peuvent être conservées pendant 5 ans à compter de la fin de toute relation commerciale ou du dernier contact initié par le client ou le prospect.

    Gestion des réclamations : Les données qui, selon nous, seront nécessaires pour évaluer et éviter les réclamations à notre encontre ou pour entamer des procédures pénales ou faire valoir des réclamations par un tiers contre vous-mêmes, contre nous ou contre des tiers peuvent être conservées par nos soins pendant une durée maximale de 10 ans.

    Gestion et historisation des achats et des prestations de services, garanties : Les données peuvent être conservées pendant 10 ans à compter du dernier évènement.

    Vidéosurveillance : Ayant pour objet la sécurité des biens et des personnes, les vidéos sont conservées pour une durée de 30 jours.

    8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?



    Nous mettons en œuvre les moyens nécessaires pour informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de données personnelles qui la concernent et de l’usage qui en est fait. A cet effet, en application du RGPD, vous disposez des droits suivants :

    Droit d'accès à vos données (RGPD - Art. 15), droit de rectification (RGPD - Art. 16), droit à l'oubli (RGPD - Art. 17), droit à la limitation (RGPD - Art. 18) : vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles détenues et traitées par Royal Motors Chartres, les consulter, en obtenir une copie papier ou électronique et en demander la correction, la mise à jour ou la suppression. Vous pouvez exercer ces droits en adressant une demande écrite, accompagné d’une copie de votre pièce d’identité aux contacts mentionnés au Paragraphe « 9-Comment pouvez-vous nous contacter ? ».

    Droit à la portabilité des données (RGPD - Art. 20)  : vous pouvez obtenir que vos données à caractère personnel soient transmises à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

    Droit d'opposition (RGPD - Art. 21)  : vous pouvez demander à ne plus recevoir d’informations ou d’offres en adressant une demande écrite aux contacts mentionnés au Paragraphe « 9-Comment pouvez-vous nous contacter ? ».

    Nous accordons la plus grande importance à vos préoccupations et à vos droits. Cependant, si vous estimez qu’une violation de vos droits aurait été commise, vous êtes en droit de déposer plainte auprès de l’autorité administrative compétente en matière de protection des données à caractère personnel.

    9. Comment pouvez-vous nous contacter ?



    Si vous avez des questions concernant l’application de la présente politique ou le traitement par nos soins de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via les coordonnées suivantes :

    Par courrier Royal Motors Chartres, 14 rue Gilles de Roberval, 28630 Nogent Le Phaye Par téléphone : 02 37 42 69 23 Par Email : dpo-rgpd@groupe-berteaux.fr

    Nous procéderons alors à une enquête au sujet de votre demande.