Tell Me

2. Omfattning

Kia Compliance: Tell Me gäller för (potentiella) brott mot externa lagar och bestämmelser och (potentiella) överträdelser av interna regler (t.ex. Kia Compliance & Integrity Code), som tillämpas i vårt företag.

För Kia-företag som verkar inom EU gäller denna policy särskilt för brott mot EU:s allmänna regler om konkurrenslagstiftning, offentlig upphandling, finansiella tjänster, produkter och marknader samt förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism, produktsäkerhet och efterlevnad, transportsäkerhet, miljöskydd, strålskydd och kärnkraftssäkerhet, livsmedels- och fodersäkerhet, djurs hälsa och välbefinnande, folkhälsa, konsumentskydd, skydd av integritet och personuppgifter samt säkerhet för nätverks- och informationssystem.

3. Målgrupp

Denna policy gäller alla nuvarande och tidigare Kia-anställda, inklusive chefer och styrelseledamöter, tillfälliga arbetstagare, utländska koordinatorer och praktikanter inom Kia Europe GmbH (”Kia EU” ) och alla Kia-företag som verkar i EU och Förenade kungariket (förutom Kias produktionsanläggning Kia Slovakia s.r.o.) och även personer som arbetar under tillsyn och ledning av entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer för Kia EU eller andra Kia-enheter i EU och Förenade kungariket som erhåller information om (potentiella) överträdelser i ett arbetsrelaterat sammanhang (var för sig en ”rapporterande person” ).

4. Allmänna principer

Föreliggande förfarande bygger på följande principer:
• hög sekretessnivå gällande identiteten på den rapporterande personen och alla tredje parter som omnämns i rapporten (se avsnitt 11 i denna policy)
• i den utsträckning det är möjligt och rimligt, omfattande skydd av den rapporterande personens anonymitet om den rapporterande personen väljer att vara anonym, men under exceptionella omständigheter kan krav på avslöjande tillämpas (se avsnitt 11 i denna policy)
• maximalt skydd för den rapporterande personen mot all slags hämnd på grund av en rapport som har gjorts i uppriktigt syfte
• granskning av rapportens innehåll i syfte att upptäcka potentiellt kränkande eller ärekränkande information och fastställa lämpliga bevis för att hitta effektiva och rimliga avhjälpande åtgärder
• ett allmänt opartiskt och transparent förhållningssätt till systemet, samtidigt som alla berörda personers rättigheter respekteras
• oskuldspresumtion.

5. Hur lämnar jag in en rapport?

På www.kia.com/eu/compliance/tellme kan du lämna in en skriftlig rapport eller så kan du göra det muntligen per telefon. Om du använder telefonlinjen så transkriberas ditt röstmeddelande till text av leverantören så att Kia inte har någon möjlighet att identifiera din röst. Telefonnumren i respektive länder finns i bilaga 1 till denna policy. Samtalen till telefonlinjen är i allmänhet kostnadsfria, men i vissa länder och av vissa (mobil)operatörer kan uppringaren debiteras för ett lokalsamtal.

Den internetbaserade tjänsten för skriftliga rapporter och telefonlinjen för muntliga rapporter drivs av vår tjänsteleverantör People Intouch B.V. De kan vanligtvis nås dygnet runt och tillhandahåller ISO-certifierade datasäkerhetsstandarder.

Övriga rapporteringskanaler anges i avsnitt 12 i denna policy.

6. Vad ska jag rapportera?

Ju fler detaljer du kan tillhandahålla desto enklare och snabbare går det att starta en intern undersökning och/eller utredning på grundval av din rapport.

Detta kan innefatta: • information om dig själv som gör det möjligt för Kia att verifiera din befogenhet att lämna in rapporter enligt denna policy (se avsnitt 3 i denna policy)
• datum, tid och plats för ifrågavarande (potentiella) brott eller överträdelse
• information om hur ifrågavarande (potentiella) brott eller överträdelse upptäcktes
• berörda personers namn och befattningar
• vittnen, om sådana finns
• annan användbar information som kan hjälpa Kia att behandla din rapport (exempelvis bilagor) eller information som begärs i rapportblanketten.

Undvik att förse oss med information som (uppenbarligen) inte är relevant för behandlingen av din rapport (i synnerhet om sådan information har att göra med tredje parters personuppgifter).

7. När kan jag lämna in en rapport?

Du kan lämna in rapporten när som helst när du upptäcker ifrågavarande (potentiella) brott eller överträdelse.

8. Vilket skydd har jag som rapporterande person?

Rapporterande personer är om de uppfyller respektive krav skyddade under tillämplig lagstiftning. Men lägg märke till att skyddet som denna policy tillhandahåller kan vara av större omfattning än det som tillämplig lagstiftning tillhandahåller, vilket är fallet när brott mot interna regler inte är en överträdelse av externa lagar eller förordningar. När detta är fallet kommer Kia att tillhandahålla skydd i den utsträckning som denna policy anger (se avsnitt 3). Om du agerar med gott uppsåt under denna policy och ifrågavarande rapporteringsförfarande kommer Kia inte att tolerera någon som helst form av hämnd, inklusive hot om hämnd och hämndförsök.

Vi kommer att hålla en hög sekretessnivå gällande identiteten på den rapporterande personen och alla tredje parter som omnämns i rapporter som lämnas in till oss. Informationen lagras i vårt ärendehanteringssystem (CMS) som har höga ISO-certifierade IT-säkerhetsstandarder och kommer endast att vara tillgänglig för personer som behandlar ärendet enligt förfarandet som beskrivs nedan i avsnitt 9 av denna policy. Alla personer som är involverade i vårt processflöde är förpliktigade att följa strikta sekretesskrav. Lägg märke till att detta gäller all inlämnad information.

Hämnd, så som hot, trakasserier och diskriminering mot rapporterande personer från andra av Kias anställda tolereras inte, och Kia kommer inte att degradera, permittera eller avskeda rapporterande personer.
Alla som uppmärksammar eller observerar sådana händelser bör omedelbart rapportera dem till Kia EU:s efterlevnadsavdelning på: complianceEU@kia.eu .

För information om behandlingen av dina personuppgifter och dina dataskyddsrättigheter, se avsnitt 10 i denna policy.

9. Behandling av inlämnade rapporter

Som ett första steg vid behandlingen av rapporter som lämnas in till oss i enlighet med denna policy kommer de att granskas av Kia EU:s
efterlevnadsavdelning. Kia EU:s efterlevnadsavdelning kommer att bekräfta mottagandet av rapporten inom 7 dagar.

Om ifrågavarande rapport gäller Kia EU eller Kia-enheter i EU och Förenade kungariket med paneuropeiska konsekvenser, kommer rapporten att behandlas av Kia EU:s efterlevnadsavdelning. Kia EU:s efterlevnadsavdelning kan komma att samarbeta med andra avdelningar som ansvarar för det (potentiella) brottet eller överträdelsen.

Om ifrågavarande rapport gäller Kia-enheter i EU och Förenade kungariket (utan paneuropeiska konsekvenser), kommer en lokal efterlevnadsansvarig att få i uppgift att behandla rapporten. Under berättigade omständigheter kan ett ärende som har tilldelats till en lokal efterlevnadansvarig eskaleras till Kia EU-nivå.

Kia strävar efter att sköta alla inlämnade rapporter och att avsluta alla ärenden inom en så kort tid som möjligt.
Senast inom 3 månader från det att mottagandet av rapporten har bekräftats, kommer den rapporterande personen av ifrågavarande ärende att aviseras. Men du bör vara medveten om att vi eventuellt inte avslöjar alla detaljer om den interna undersökningen och/eller utredningen eller dess resultat. Detta är i synnerhet fallet eftersom vi från fall till fall måste bedöma huruvida och i vilken utsträckning sådana avslöjanden skulle kunna påverka andra personers rättigheter och frihet negativt.

10. Dataskydd

För mer information om hur Kia behandlar personuppgifter, se vår Kia Compliance: Tell Me-dataskyddspolicy.

11. Sekretess och anonymitet

Kia och dess anställda kommer att hantera alla rapporter på ett känsligt sätt. Den rapporterade personens identitet kommer att hållas hemlig så länge som detta inte hindrar eller försvårar en grundlig uppföljning, såsom utredningar. I allmänhet kommer vi att informera rapporterande personer innan deras identitet avslöjas, om denna information inte äventyrar den tillhörande undersökningen eller rättsliga åtgärder, och/eller be om personernas tillstånd att avslöja deras identitet, såvida ett sådant avslöjande inte är en nödvändig och rimlig skyldighet som åläggs av tillämplig EU-lagstiftning eller nationell lagstiftning, exempelvis i samband med utredningar av nationella myndigheter eller vid rättsliga förfaranden.

Lägg märke till att detta sekretessåtagande inte gäller om felaktig eller missledande information har lämnats till oss av oaktsamhet eller med ont uppsåt.

Dessutom kan rapporterande personer också förbli anonyma när de rapporterar via Kia Compliance: Tell Me.

12. Övriga kanaler

Rapporteringen av brott och överträdelser som beskrivs i denna policy bör ses som ett alternativ vid sidan av rätten till klagomål enligt Kia EU:s anställningsavtal (eller andra liknande lokala policier), som gör det möjligt att kommunicera med den egna chefen eller personalavdelningen.

Dessutom kommer Kia, på begäran av personen som rapporterar en överträdelse, inom en rimlig tid att ordna ett personligt möte med personen som ansvarar för mottagandet av rapporten.

Med tillåtelse av personen som rapporterar en överträdelse kan mötet också äga rum i form av ett videosamtal.
Du kan också kontakta Kia EU:s efterlevnadsavdelning på: www.kia.com/eu/compliance/tellme .

Inom EU, och i enlighet med villkoren i EU:s visselblåsardirektiv, kan anställda även lämna in rapporter via externa rapporteringskanaler som upprättas av de nationella behöriga myndigheterna.
EU:s medlemsstater ska säkerställa att de behöriga myndigheterna publicerar på sina webbplatser, i ett separat, lätt identifierbart och tillgängligt avsnitt, kontaktuppgifterna till de externa rapporteringskanalerna och tillämpliga förfaranden.
Kia kommer att tillhandahålla ytterligare information om dessa externa rapporteringskanaler och rutiner via sina interna kanaler.

Bilaga 1 – Lista med telefonnummer

Land	Telefonnummer	Företagskod - Kia Intern Kanal	Företagskod - Kia Extern Kanal
Österrike	Gratisnummer: 0800 909 683	112315	112452
Belgien	Gratisnummer: 0800 89 326	112315	112452
Frankrike	Gratisnummer: 080 554 3753	112315	112452
Tyskland	Gratisnummer: 0800 1818 952	112315	112452
Ungern	Gratisnummer: 06 809 845 89	112315	112452
Irland	Gratisnummer: 1800 800 636	112315	112452
Italien	Gratisnummer: 800 147 694	112315	112452
Nederländerna	Nummer: +31 10 700 75 03 Samtalet debiteras enligt lokala taxan	112315	112452
Polen	Gratisnummer: 800012953	112315	112452
Slovakien	Gratisnummer: 0800 113 418	112315	112452
Spanien	Nummer: +34 900 031 156 Samtalet debiteras enligt lokala taxan	112315	112452
Sverige	Gratisnummer: 020 160 4703	112315	112452
Storbritannien	Gratisnummer: 080 0022 4118	112315	112452

Bilaga 2 – Rättsliga lokala tillägg

Följande rättsliga lokala tillägg gäller:

BELGIEN

I enlighet med den belgiska visselblåsarlagen av den 28 november 2022 som införlivar direktivet (EU) 2019/1937, ändras texten i ”Kia Compliance: Tell Me”-policyn enligt följande:

Följande stycken läggs till i avsnitt 2 ”Omfattning”:
Omfattningen kan även tillämpas för att bekämpa skattebedrägeri och socialt bedrägeri.
Förutom det ger lagen skydd vid visselblåsning gällande överträdelser som påverkar Europeiska unionens ekonomiska intressen, samt skydd vid visselblåsning gällande överträdelser som rör den inre marknaden, inklusive överträdelser av EU:s konkurrens- och statsstödsregler.

Avsnitt 3 ”Målgrupp” ersätts med följande:
Denna policy gäller alla nuvarande och tidigare Kia-anställda, arbetssökande som förhandlar om anställning med Kia Belgien, chefer och styrelseledamöter, tillfälliga arbetstagare, utländska koordinatorer och praktikanter inom Kia Europe GmbH (”Kia EU”) och alla Kia-företag som verkar i EU och Förenade kungariket (förutom Kias produktionsanläggning Kia Slovakia s.r.o.) och även självständiga entreprenörer, personer som arbetar under tillsyn och ledning av entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer för Kia EU eller Kia Belgien som erhåller information om (potentiella) överträdelser i ett arbetsrelaterat sammanhang (var för sig en ”rapporterande person”).

Denna policy gäller även för alla individer som bistår den rapporterande personen under rapporteringsprocessen och vars hjälp bör vara konfidentiell (en ”facilitator”), för tredje part som är i kontakt med en rapporterande person och som riskerar repressalier i ett yrkesrelaterat sammanhang, såsom kollegor eller släktingar till de rapporterande personerna, juridiska personer som tillhör eller arbetar för den rapporterande personen, eller som de har samröre med i ett yrkesrelaterat sammanhang (”övriga skyddade personer”).

Följande stycken läggs till i avsnitt 5 ”Hur lämnar jag in en rapport?”:
När du, eller någon annan skyddad person vill ha ett möte med personalen på Kia EU eller Kia Belgien, kommer visselblåsarchefen, med samtycke, se till att fullständiga och korrekta protokoll av mötet sparas i ärendehanteringssystemet (CMS), antingen i form av en inspelning som görs av samtalet, eller ett exakt protokoll av mötet som upprättats av den anställda som ansvarar för hanteringen av rapporten. I vilket fall som helst kommer du eller någon annan skyddad person att ha möjlighet att kontrollera, korrigera och underteckna ett godkännande av mötesprotokollet.

Följande stycken läggs till i avsnitt 8 ”Vilket skydd har jag som rapporterande person?”:
Det är viktigt för Kia Belgien att skapa en atmosfär där den rapporterande personen känner sig säker att rapportera överträdelser. Därför har följande skyddsåtgärder vidtagits i överensstämmelse med den belgiska visselblåsarlagen:

• Förbud mot vedergällning: Förbud mot någon form av hämnd, inklusive försök till eller hot om hämnd mot den rapporterande personen och personer med anknytning till den rapporterande personen, där hämnden kan inkludera avstängning, permittering eller uppsägning, degradering eller avslag på befordran, ändrade arbetsuppgifter, byte av arbetsplats, lönesänkning eller ändrade arbetstider; uteblivna fortbildningsåtgärder; negativ utvärdering av prestanda eller negativa referenser; åläggande eller genomförande av en disciplinär åtgärd, tillrättavisning eller annan sanktion, såsom en finansiell bestraffning; tvång, hot, trakasserier och utfrysning; och diskriminering, ofördelaktig eller ojämlik behandling.
Om en rapporterande person trots det möts av hämndåtgärder, uppmanar Kia Belgien hen att omedelbart rapportera detta, om nödvändigt via Kia Compliance: Tell Me. Kia EU kommer att undersöka varje rapport – med eller utan stöd av Kia Belgien – och vid behov vidta nödvändiga åtgärder. Dessutom kan varje rapporterande person som upplever att hen har blivit offer för repressalier eller hotats med repressalier lämna in ett motiverat klagomål till den federala ombudsmannen (se avsnitt 12).

• Stödåtgärder: Rapporterande personer har, i tillämpliga fall, tillgång till stödåtgärder enligt artikel 24, §1 i den belgiska visselblåsarlagen. Beroende på den rapporterande personens behov omfattar dessa stödåtgärder (i) omfattande och oberoende information och råd om tillgängliga rättsmedel och förfaranden som skyddar mot repressalier; (ii) teknisk rådgivning gällande alla myndigheter som är involverade i skyddandet av den rapporterande personen; (iii) rättshjälp vid gränsöverskridande straff- och civilrättsliga förfaranden i överensstämmelse med den belgiska visselblåsarlagen; (iv) tekniskt, psykologiskt, medierelaterat och socialt stöd och (v) andra stödåtgärder såsom finansiell hjälp för rapporterande personer vid rättsliga förfaranden. Det belgiska federala institutet för skydd och främjande av mänskliga rättigheter ansvarar för genomförandet och övervakningen av dessa stödåtgärder i enlighet med bestämmelserna i den belgiska visselblåsarlagen. Du kan kontakta det belgiska federala institutet för skydd och främjande av mänskliga rättigheter för ytterligare information om dessa stödåtgärder (se https://institutfederaldroitshumains.be/en/apply-for-support ).

• Skydd mot hämnd: Den belgiska visselblåsarlagen tillhandahåller ett flertal olika specifika skyddsmekanismer. Exempelvis kan en rapporterande person som rapporterar information om en överträdelse i enlighet med den belgiska visselblåsarlagen inte anses ha brutit mot någon begränsning gällande avslöjande av information som ålagts i ett avtal eller genom någon lag eller förordning och kan inte på något sätt hållas ansvarig för sådan rapportering eller sådant avslöjande, förutsatt att den rapporterande personen har rimliga skäl att anta att informationen var nödvändig för att uppdaga överträdelsen. Under samma förutsättningar kan inga civilrättsliga, straffrättsliga eller disciplinära åtgärder och inte heller yrkesrelaterade sanktioner åläggas den rapporterande personen på grund av hens rapportering eller avslöjanden.
Dessutom kan en rapporterande person som rapporterar eller avslöjar en överträdelse inte hållas ansvarig för att ha förvärvat eller skaffat sig åtkomst till den rapporterade eller avslöjade informationen, förutom om sådant förvärv av eller åtkomst till den i sig utgör en överträdelse.

Det är viktigt att poängtera att rapporterande personer som rapporterar överträdelser inte är immuna mot straffåtgärder på grund av sitt eget potentiellt felaktiga handlande. Den rapporterande personen kan fortfarande bli föremål för åtgärder gällande handlingar som inte är relaterade till rapporten.

Följande stycken läggs till i avsnitt 9 ”Behandling av inlämnade rapporter”:
Följande stycke läggs till under den första meningen i det tredje stycket:
Om ifrågavarande rapport gäller Kia-enheter i EU och Förenade kungariket (utan paneuropeiska konsekvenser), kommer en lokal efterlevnadsansvarig att få i uppgift att behandla rapporten. Den lokala efterlevnadsansvarige ska tillsättas som visselblåsarchef och ska upprätthålla kommunikationen med den rapporterande personen, om nödvändigt begära tilläggsinformation och tillhandahålla feedback samt säkerställa noggrann uppföljning av anonyma rapporter i samordning med Kia EU:s efterlevnadsavdelning. Under berättigade omständigheter kan ett ärende som har tilldelats till en lokal efterlevnadansvarig eskaleras till Kia EU-nivå.

Följande stycke läggs till under det tredje stycket:
Kia Belgien kommer att upprätthålla ett register med alla inlämnade rapporter, varvid de sekretesskrav som anges i avsnitt 11 i Kia Compliance: Tell Me-policyn kommer att följas strikt. Oavsett avsnitt 8 i Tell Me-dataskyddspolicyn, kommer rapporterna att sparas så länge som avtalsförhållandet mellan Kia och de rapporterande personerna består.

Följande stycken läggs till i avsnitt 12 ”Övriga kanaler”:
Förutom via rapporteringskanalen som beskrivs i denna policy (”internt avslöjande”), kan en rapporterande person i Belgien också lämna in en rapport (efter en intern rapport eller inte) via en extern rapporteringskanal (”externt avslöjande”). För att göra detta kan den rapporterande personen kontakta den federala ombudsmannen (www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte ) eller de behöriga myndigheter som utsetts för detta ändamål (utsedda genom det kungliga dekret som utnämner de behöriga myndigheterna för genomförandet av lagen av den 28 november 2022 om skydd för personer som rapporterar överträdelser enligt unionsrätten eller nationell lagstiftning som upptäcks i en juridisk enhet inom den privata sektorn) eller, i tillämpliga fall, den Europeiska unionens institutioner, organ, organisationer och byråer.

Den sista möjliga kanalen är att offentliggöra information om överträdelser (”offentligt avslöjande”). Offentligt avslöjande bör ses som en sista möjlighet. Rapporterande personer som väljer att avslöja överträdelser kommer endast i ett visst antal fall att kunna dra nytta av det rättsliga skyddet för rapporterande personer. Detta är fallet när de rapporterande personerna först har gjort ett internt avslöjande och därefter ett externt avslöjande, eller genast gjort ett externt avslöjande, men inga lämpliga åtgärder har vidtagits som reaktion på detta avslöjande inom den normala tidsramen. Detta är också fallet när de rapporterande personerna (vid tidpunkten för rapporteringen) har rimliga skäl att tro att överträdelsen kan utgöra en överhängande eller verklig fara för allmänintresset, eller att det finns risk för repressalier vid ett externt avslöjande, eller att det är osannolikt att överträdelsen kommer att hanteras effektivt med tanke på de särskilda omständigheterna i fallet. Det sistnämnda kan exempelvis vara fallet när bevis eventuellt kan undanhållas eller förstöras eller där en myndighet misstänks medverka eller vara inblandad i överträdelsen.

UNGERN

Avsnitt 3 kompletteras med en lista över befogade rapporterande personer som definieras i §20 i den ungerska förordningen "2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról".

Avsnitt 9 har ändrats enligt följande:

Tidsramen för att tillhandahålla feedback bör inte överstiga trettio (30) dagar, men den kan utvidgas till tre (3) månader om särskilda omständigheter för fallet kräver detta.

ITALIEN

I enlighet med den rättsliga förordningen (Decreto Legislativo) nr 24/2023 för implementering av direktivet (EU) 2019/1937, har texten i "Kia Compliance: Tell Me"-policyn ändrats enligt följande.

Avsnitt 3 har ändrats enligt följande:

"Kia-medarbetare" kompletteras med en fotnot: 1) Personer som visserligen inte räknas som arbetstagare, men som arbetar för företaget och/eller under företagets kontroll och ledning (exempelvis egenföretagare, inklusive personer som nämns i kapitel I i lagen 81/2017, samt samarbetspartners, fria medarbetare som levererar varor eller tjänster eller utför arbeten för tredje parters räkning, samt volontärer och betalda/obetalda praktikanter); 2) personer som inte hör till företaget, men som direkt eller indirekt arbetar för företaget eller med företaget (till exempel konsulter);
3) personer som är i kontakt med företaget för att lämna in en rapport; 4) finansrådgivare, praktikanter, kontrakts- eller projektanställda medarbetare, inhyrd arbetskraft; 5) facilitatorer; 6) personer som arbetar i samma arbetsomgivning som den rapporterande personen; 7) den rapporterande personens arbetskollegor eller den person som har rapporterat ärendet till rättsväsendet.

Skyddet av visselblåsare gäller även om visselblåsningen, rapporten till rättsväsendet eller avslöjandet av information sker under följande omständigheter:
o innan det reguljära anställningsförhållandet har startat eller när information om överträdelser har erhållits under urvalsfasen eller andra faser innan ett avtal har slutits
o under en provanställning
o när ett anställningsförhållande har avslutats, om informationen erhölls under anställningstiden.
Avsnitt 6 har ändrats enligt följande:

Rapporterna – även de som görs med hjälp av en facilitator – måste grunda sig på konkreta fakta (som inte möjliggör någon annan tolkning) och överensstämmande indicier (olika bevis som pekar i samma riktning), som den rapporterande personen har fått kännedom om på grund av sina arbetsuppgifter. Rapporterna får inte vara avsedda att avslöja situationer av uteslutande personlig natur (personliga anklagelser, anspråk eller krav).

Avsnitt 8 har ändrats enligt följande:

Kia tolererar inte hämndåtgärder, till exempel att andra Kia-medarbetare hotar, trakasserar eller diskriminerar rapporterande personer, och de rapporterande personerna behöver inte frukta degradering, permittering eller uppsägning från Kias sida. I Italien kan visselblåsare som anser sig ha blivit offer för hämndåtgärder vända sig direkt till den nationella antikorruptionsmyndigheten (ANAC), en myndighet som är förpliktad att informera yrkesinspektionen (Ispettorato Nazionale del Lavoro) om åtgärder som faller inom dess behörighetsområde.

Visselblåsare som har blivit avskedade på grund av visselblåsningen, offentliga avslöjanden eller klagomål till rätts- eller finansmyndigheter har rätt att få tillbaka sina arbeten. Alla som uppmärksammar eller observerar sådana händelser bör omedelbart rapportera dem till Kia EU:s efterlevnadsavdelning på: complianceEU@kia.eu

Det är på visselblåsarens ansvar att lämna in rapporter i uppriktigt syfte och i enlighet med lagstiftningens uttalade anda. Denna procedur påverkar inte visselblåsarens brottsrelaterade och disciplinära ansvar i händelse av en förtalande eller ärekränkande rapport.

Avsnitt 9 har ändrats enligt följande:

Om det enligt undersökningen visar sig att rapporten är fullständigt eller delvis befogad, kommer Kia EU:s efterlevnadsavdelning beroende på typen av överträdelse att:
a) tillkalla de rapporterade personerna för att genomföra lämpliga undersökningar/utfrågningar

b) informera koncernledningen om utredningarnas resultat

c) informera ledningen för ifrågavarande filial om innehållet i rapporten så att de kan vidta lämpliga åtgärder (utom i fall där en intressekonflikt uppstår)

d) meddela alla berörda eller inblandade personer resultatet av undersökningen, så att de kan vidta ytterligare åtgärder som eventuellt är nödvändiga för att skydda företaget.

Om de undersökningar och kontroller som genomförs visar att rapporten är ogrundad, kommer Kia EU:s efterlevnadsavdelning att avsluta och arkivera fallet.

Om undersökningarna uppdagar allvarliga överträdelser, kommer Kia EU:s efterlevnadsavdelning utan dröjsmål att leda rapporten och dess slutledningar vidare till ledningen för ifrågavarande filial efter att en välgrundad brottsmisstanke har fastställts.

Om rapporten visar sig vara välgrundad, ska ledningen för ifrågavarande filial vidta alla åtgärder som anses vara lämpliga för att skydda den rapporterande personen, inklusive disciplinära åtgärder och straffåtgärder för de fastställda överträdelserna.

Kompletterande avsnitt 13 "Definitioner":

Begreppen som används i denna policy har definierats enligt följande:
• Facilitator: en fysisk person som bistår den rapporterande personen i rapporteringsprocessen och som är verksam inom samma arbetsomgivning.
• Visselblåsare: den fysiska person som gör rapporten eller det offentliga avslöjandet om överträdelser som skett i samband med hens arbete.
• Mottagare eller adressat: en person – oberoende av funktion – som är mottagaren av en visselblåsarrapport.
• Feedback: information som kommuniceras till den rapporterande personen om åtgärder som har vidtagits eller som kommer att vidtas i samband med rapporten.
• Hämndåtgärd: beteende, handling eller underlåtande, även om det bara var ett försök eller hot, som utförs på grund av rapporten, klagomålet till rätts- eller finansmyndigheter eller ett offentligt avslöjande, och som direkt eller indirekt är eller kan vara till obefogad nackdel för visselblåsaren eller den rapporterande personen. Med hämndåtgärder avses följande:
- uppsägning, permittering eller liknande åtgärder
- degradering eller utebliven befordran
- ändrade arbetsuppgifter, byte av arbetsplats, lönesänkning, ändrade arbetstider
- Uteblivna fortbildningsåtgärder eller begränsad tillgång till dessa
- dåliga arbetsintyg eller negativa referenser
- vidtagande av disciplinära åtgärder eller andra straffåtgärder inklusive bötesstraff
- tvång, hot, trakasserier och utfrysning
- diskriminering och annan ogynnsam behandling
- underlåtande att ändra en visstidsanställning till en permanent heltidsanställning, i fall där arbetstagaren med fog kunde förvänta sig detta
- att inte förlänga eller i förtid avsluta en visstidsanställning
- att tillfoga skada, inklusive skadande av en persons rykte, i synnerhet på sociala medier, eller tillfogande av ekonomiska eller finansiella skador, inklusive uppdrags- eller inkomstförlust
- svartlistning inom ramen för formella eller informella yrkes- eller branschavtal, vilket kan leda till att personen i fortsättningen inte kan få arbete inom yrket eller branschen
- förtida uppsägning eller hävande av ett avtal om leverans av varor eller tjänster
- indragande av en licens eller ett tillstånd
- uppfordran genomgå psykiatriska eller medicinska undersökningar.
• Rapport: det skriftliga meddelandet med information om överträdelser.
• Intern rapport: det skriftliga meddelandet med information om överträdelser som tillhandahålls genom den interna rapporteringskanalen.
• Extern rapport: det skriftliga eller muntliga meddelandet med information om överträdelser som tillhandahålls genom den externa rapporteringskanalen (aktiverad av ANAC).
• Disciplinärt system: ett dokument utarbetat av företaget som innehåller bestämmelser utformade för att avtalsmässigt förhindra och sanktionera beteenden som bryter mot företagets regler, rutiner och instruktioner (i enlighet med gällande nationella kollektivavtal), inklusive visselblåsar-förfaranden.
• Överträdelse: beteende, handling eller underlåtande som skadar en myndighets eller en privat institutions allmänintresse eller integritet och som består av följande:
1) administrativa, bokföringsrelaterade, civilrättsliga eller straffrättsliga överträdelser som inte omfattas av 3), 4), 5) och 6) nedan
2) olagligt uppförande så som det avses i rättsförordning nr 231/2001 eller överträdelse av de riktlinjer för administration och ledning som anges där och som inte omfattas av 3), 4), 5) och 6) nedan
3) brott som faller inom tillämpningsområdet för Europeiska unionens rättsakter eller nationella rättsakter som förtecknas i bilagan till förordning nr 24/2023 eller de nationella rättsakter som implementerar Europeiska unionens rättsakter som förtecknas i bilagan till direktivet (EU) 2019/1937, även om de inte är upptagna i bilagan till den förordningen, och som rör följande områden: offentlig upphandling; finansiella tjänster, produkter och marknader samt förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism; produktsäkerhet och produktöverensstämmelse; transportsäkerhet; miljöskydd; strålskydd och kärnsäkerhet; livsmedels- och fodersäkerhet samt djurs hälsa och välbefinnande; folkhälsa; konsumentskydd; skydd av privatlivet och personuppgifter samt säkerhet i nätverks- och informationssystem
4) överträdelser som riktar sig mot Europeiska unionens finansiella intressen som avses i artikel 325 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF) och som närmare anges i Europeiska unionens relevanta sekundärlagstiftning
5) handlingar eller underlåtanden som rör den inre marknaden, som avses i artikel 26.2 i EUF-fördraget, inbegripet överträdelser av unionens konkurrensregler och regler om statligt stöd, samt överträdelser rörande den inre marknaden i förhållande till handlande som utgör överträdelser av reglerna om bolagsskatt eller till arrangemang vars syfte är att erhålla skattefördelar som motverkar målet eller syftet med tillämplig bolagsskattelagstiftning
6) handlingar eller beteende som motarbetar målsättningarna eller syftet med bestämmelserna i Europeiska Unionens rättsakter som nämns i de ovanstående punkterna 3), 4) och 5).

POLEN

Särdrag som härrör från den polska lagen av den 14 juni 2024 om skydd av visselblåsare som gäller från den 25 september 2024 – hädanefter kallad ”lagen”:

Följande läggs till i avsnitt 2:
Enligt lagen täcker omfattningen även överträdelser som gäller:
• korruption;
• ekonomiska intressen som gäller den polska staten, en lokal förvaltningsenhet och Europeiska unionen;
• Europeiska unionens inre marknad, inklusive konkurrens- och statsstödsregler samt företagsbeskattning enligt offentlig rätt;
• författningsenliga mänskliga och medborgerliga fri- och rättigheter – vilka gäller i en enskild individs samröre med offentliga myndigheter och inte har samband med andra områden som anges i lagen och som kan beröras av överträdelser.

Obs: Förteckningen med överträdelser som måste rapporteras inkluderar inte arbetsrätt.

Följande läggs till i avsnitt 3:
Enligt lagen omfattar förteckningen av anmälare bland annat:
• en person som tillhandahåller arbete på basis av något annat än ett arbetsförhållande, inklusive under ett civilrättsligt avtal;
• entreprenörer;
• ombud;
• praktikanter;
• volontärer;
• aktieägare eller delägare;
• medlemmar av organen (dvs. även andra än styrelsen);

och ger dessutom möjlighet att även rapportera information som erhållits före anställningen eller något annat förhållande som har gett upphov till samarbetet och efter upphörandet av ett sådant förhållande.

Följande läggs till i avsnitt 6:
Enligt lagen ska anmälaren också tillhandahålla sin korrespondensadress eller e-postadress (den så kallade kontaktadressen).

SLOVAKIEN

Följande bestämmelse har lagts till i slutet av avsnitt 2:

Denna policy gäller även rapportering av antisocial verksamhet så som den definieras i visselblåsarlagen. Antisocial verksamhet betyder (i) brott (dvs. beteende som utgör en straffbar gärning) eller (ii) övrig antisocial verksamhet (dvs. beteende som utgör en förseelse eller annat administrativt brott). Beteende som inte utgör en förseelse eller ett administrativt brott, men som har negativ inverkan på samhället, anses också vara antisocial verksamhet.

Avsnitt 3 är ersatt med följande:

Denna policy gäller alla nuvarande och tidigare Kia-anställda, inklusive chefer och styrelseledamöter, tillfälliga arbetstagare, utländska koordinatorer och praktikanter inom Kia Europe GmbH (”Kia EU” ) och alla Kia-företag som verkar i EU och Förenade kungariket (förutom Kias produktionsanläggning Kia Slovakia s.r.o.) och även personer som arbetar under tillsyn och ledning av entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer för Kia EU eller andra Kia-enheter i EU och Förenade kungariket som erhåller information om (potentiella) överträdelser i ett arbetsrelaterat sammanhang (var för sig en ”rapporterande person” ).

Avsnitt 11 är ersatt med följande:

Kia och dess anställda kommer att hantera alla rapporter diskret. Den rapporterade personens identitet kommer att hållas hemlig så länge som detta inte hindrar eller försvårar en grundlig uppföljning, såsom utredningar. Avslöjande av rapporterande personers identitet är endast möjligt med deras samtycke. Detta gäller inte om ett sådant avslöjande är en nödvändig och rimlig skyldighet som åläggs av tillämplig EU-lagstiftning eller nationell lagstiftning, exempelvis i samband med utredningar av nationella myndigheter eller vid rättsliga förfaranden, i synnerhet gällande straffbara handlingar eller ordningsbrott.

Lägg märke till att detta sekretessåtagande inte gäller om felaktig eller vilseledande information har lämnats till oss av oaktsamhet eller med ont uppsåt. Dessutom kan rapporterande personer också förbli anonyma när de rapporterar via Kia Compliance: Tell Me.

SVERIGE

Följande stycke ska läggas till i avsnitt 2 som avslutande stycke:

Om en rapport som gäller Kia Sweden AB ("Kia Sweden" ) innehåller information som skulle kunna identifiera en person, måste ifrågavarande person vara i ledande ställning eller anses tillhöra nyckelpersonalen inom Kia. Sådana personer är styrelsemedlemmar, personer i företagsledningen och andra personer som har omfattande befogenheter att fatta självständiga beslut och har stort inflytande i företaget. En rapport som utpekar en sådan person måste uppmärksamma på allvarliga oegentligheter i samband med redovisning, intern redovisningskontroll, revisioner, korruptionsbekämpning, eller bank- och finanskriminalitet eller andra allvarliga oegentligheter som påverkar företagets vitala intressen eller individers liv och hälsa.

Följande stycke ska läggas till i avsnitt 12 som avslutande stycke:

Förutom rapporteringskanalen som beskrivs i denna policy, har Kia Sweden etablerat en parallel, lokal rapporteringskanal ("svenska kanalen" ). Genom att rapportera i den svenska kanalen är du skyddad under lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden ("visselblåsarlagen" ).
Vad som kan rapporteras, vem som kan rapportera och hur man rapporterar genom den svenska kanalen beskrivs närmare i bilaga 2A. Bilaga 2A innehåller också en beskrivning av hur Kia Sweden hanterar rapporter som lämnas in genom den svenska kanalen och om det skydd och de rättigheter som du har under den svenska visselblåsarlagen och även information om dina möjligheter att rapportera missförhållanden till svenska myndigheter.

Bilaga 2a – Svenska kanalen

2. Adressater för den svenska kanalen

Nuvarande och tidigare arbetstagare, volontärer, praktikanter och personer i yrkesutbildning och personer som söker sådana positioner, tillfällig arbetskraft eller personer som på annat sätt är tillgängliga att utföra arbete för Kia Sweden kan rapportera till den svenska kanalen, även frilansare eller konsulter, personer i administrativ, ledande och övervakande ställning hos Kia Sweden samt aktiva aktieägare i Kia Sweden.

3. Hur kan jag lämna in en rapport till den svenska kanalen?

Du kan lämna in din rapport skriftligen på adressen https://kia.speakup.report/kialocalsweden . Plattformen för skriftliga reporter tillhandahålls av vår tjänsteleverantör People Intouch B.V. och är tillgänglig dygnet runt.

Du kan också välja att lämna din rapport muntligen, antingen genom att ringa numret 020 160 4703 (company code 112441) och lämna ett röstmeddelande, eller begära ett möte öga mot öga. Om du vill lämna en rapport vid ett personligt möte, vänligen kontakta Marina Bonn på m.bonn@kia.se eller Sooki Dahllof på y.dahllof@kia.se . Vi är förpliktigade att erbjuda dig ett sådant möte inom en vecka från det att vi har mottagit din begäran.

Om du väljer att rapportera genom att lämna ett röstmeddelande, kommer ditt samtal att spelas in och sedan transkriberas av den oberoende tredje part som tillhandahåller telefonlinjen. Inspelningen kommer att raderas när rapporten har transkriberats. En auktoriserad mottagare (se avsnitt 5 nedan) kommer att ha tillgång till transkriptionen, men kommer inte ha tillgång till inspelningen. Du får möjlighet att kontrollera, korrigera och underteckna transkriptionen. Om du väljer att rapportera vid ett möte öga mot öga, kommer rapporten att dokumenteras genom en inspelning, förutsatt att du godkänner detta, eller genom att ett protokoll förs. Om rapporten dokumenteras genom att mötet protokollförs, kommer du att ges möjlighet att kontrollera, korrigera och underteckna protokollet.

Utgåva [15 december 2023]