Tell Me Privacy

2. Splnomocnenec pre ochranu údajov

V súvislosti s hláseným prípadom alebo incidentom, ktorý sa vzťahuje výlučne na Kia Europe GmbH ( „Kia EÚ“ ), je Kia EÚ výlučným a nezávislým prevádzkovateľom osobných údajov spracovaných v súvislosti s príjmom, analýzou a spracovaním hlásení odoslaných cez platformu Tell Me ( „príslušné osobné údaje“ ).

Ak sa hlásenie týka iného subjektu Kia Europe Group ( „príslušný subjekt Kia“ ), Kia EÚ a príslušný subjekt Kia bude úzko spolupracovať pri posudzovaní a prešetrovaní hláseného prípadu (podrobnosti procesu spracúvania prípadu sú uvedené v Kia Compliance: Tell Me Policy ). V takomto prípade Kia EU a príslušný subjekt Kia spoločne rozhodnú o účeloch a postupoch spracovania príslušných osobných údajov, a to v pozícii takzvaných spoločných prevádzkovateľov. Na tento účel určili svoje príslušné povinnosti pri dodržiavaní záväzkov podľa GDPR nasledovne:

(a) V prípade, že si budete uplatňovať svoje zákonné práva v súlade s kapitolou 9 tohto Vyhlásenia o ochrane osobných údajov, za udelenie takýchto oprávnení bude zodpovedný príslušný subjekt Kia. Spoločnosť Kia EÚ však príslušnému subjektu Kia urýchlene poskytne akúkoľvek pomoc potrebnú a nevyhnutnú na splnenie vašej požiadavky v súlade s nariadením GDPR.

(b) Príslušný subjekt Kia a Kia EÚ dodržia svoje povinnosti týkajúce sa poskytovania relevantných informácií o spracúvaní príslušných osobných údajov v súlade s čl. 13 a čl. 14 GDPR, a to nasledovne: každá zo strán sprístupní toto Vyhlásenie o ochrane osobných údajov na svojich intranetových systémoch, (ii) Kia EÚ zabezpečí, aby toto Vyhlásenie o ochrane osobných údajov bolo prístupné na platforme Tell Me a (iii) príslušný subjekt Kia vám v platnom rozsahu poskytne informácie v súlade s čl. 14 nariadenia GDPR.

(c) Bez ohľadu na vyššie uvedenú kapitolu 2(a) a (b), príslušný subjekt Kia a spoločnosť Kia EÚ z pozície spoločných prevádzkovateľov uznávajú, že si svoje práva podľa GDPR môžete uplatniť voči ktorémukoľvek z nich. Upozorňujeme však, že obyčajne na vašu príslušnú požiadavku zareaguje príslušný subjekt spoločnosti Kia.

Kontaktné údaje všetkých príslušných subjektov v rámci Kia Europe Group nájdete v prílohe 1.

3. Splnomocnenec pre ochranu údajov

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s týmto vyhlásením o ochrane osobných údajov sa môžete obrátiť buď na splnomocnenca pre ochranu údajov Kia EU na adrese dpo@kia-europe.com alebo na splnomocnenca pre ochranu údajov príslušného subjektu Kia („Splnomocnenec pre ochranu údajov“ ). Kontaktné údaje na splnomocnenca pre ochranu údajov jednotlivých príslušných subjektov v rámci Kia Europe Group sú uvedené v prílohe 1.

4. Kategórie osobných údajov

Prevádzka platformy na oznamovanie priestupkov a vyšetrovanie prípadov nahlásených na platforme si nevyhnutne vyžadujú spracúvanie osobných údajov. V prvom rade má však oznamovateľ úplnú kontrolu nad tým, čo oznamuje.

Dôvodom je to, že platforma Tell Me je systém bez štruktúrovaných formulárov, čo znamená, že oznamovateľ pri podávaní oznámenia nemusí vopred vyberať žiadne kategórie. Vzťahuje sa to aj na totožnosťoznamovateľa, obvinenej osoby, svedka alebo akejkoľvek inej osoby, ktorá je uvedená v príslušnom oznámení (ďalej spoločne označované ako „dotknuté osoby“ a každý z nich je „dotknutou osobou“ ).

Ako oznamovateľ by ste mali vždy dôkladne zvážiť, či zverejníte svoju totožnosť. Hoci totožnosť oznamovateľa a akejkoľvek inej tretej strany uvedenej v oznámení bude vedená ako dôverná, za určitých okolností môže byť spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia povinný zverejniť totožnosť oznamovateľa alebo príslušnej tretej strany. Preto skupina Kia Europe Group zaviedla systém Kia Compliance: Je to špeciálny nástroj, ktorý umožňuje oznamovateľom podávať anonymné oznámenia. Prečítajte si Kia Compliance: Tell Me Policy , kde nájdete informácie o ďalších komunikačných kanáloch v prípade, ak si želáte uviesť svoju totožnosť v pozícii oznamovateľa.

Typy osobných údajov, ktoré spoločnosť Kia EU a príslušný subjekt Kia (ak je k dispozícii) spracúvajú v súvislosti s platformou Tell Me, môžu zahŕňať akékoľvek z nasledujúcich informácií týkajúcich sa príslušnej dotknutej osoby (vždy na základe obsahu a informácií, ktoré oznamovateľ uvádza vo svojom oznámení): meno, pohlavie, štátna príslušnosť, adresa a mesto, (mobilné) telefónne číslo, e-mailová adresa, (funkcia) titul, úloha a pozícia v spoločnosti, oddelenie, administratívne čísla/čísla zamestnancov, charakteristika a okolnosti incidentu, prijaté opatrenia, správy z vyšetrovania, iné údaje týkajúce sa incidentu (napr. dátum, čas a miesto), prístupový kód, zvukový súbor a IP adresa ako aj iné technické údaje, záznamy o súhlasoch (t. j. záznamy o súhlasoch udelených oznamovateľom).

Ako je uvedené v programe Kia Compliance: Tell Me Policy skupiny Kia Europe Group poskytujú vysokú úroveň ochrany anonymity oznamovateľa v prípade, že sa oznamovateľ rozhodne zostať v anonymite v maximálne možnej miere. Za týmto účelom nebude mať skupina Kia Europe Group prístup k žiadnym technickým údajom, ktoré by mohli identifikovať anonymitu oznamovateľa (napr. adresa IP, nahrané hlasové súbory a údaje o volaniach).

Ak ste v pozícii oznamovateľa, vyhýbajte sa poskytovaniu akýchkoľvek osobitých kategórií, osobných údajov, akými sú rasový či etnický pôvod, politické názory, vierovyznanie, či filozofické presvedčenie, informácie o členstve v odboroch a informácie týkajúce sa vášho zdravia či sexuálneho života, ktoré pre daný prípad nie sú relevantné. Ak sú takéto nerelevantné údaje uvedené v hlásení, spoločnosť Kia EÚ a príslušný subjekt Kia vymažú tieto údaje zo správy a aj z príslušných súborov s údajmi. Rovnaký princíp platí aj pre osobné údaje, ktoré nie sú bezpodmienečne a objektívne nevyhnutné na overenie obvinení vyplývajúcich z hlásenia.

5. Účely a právny základ spracúvania osobných údajov

Kia EÚ a príslušný subjekt Kia spracúvajú príslušné osobné údaje na účely umožnenia podania hlásenia, následného posúdenia príslušného hlásenia a prešetrovanie hláseného prípadu.

Na tieto činnosti, spojené so spracovaním, sa vzťahujú nasledujúce právne základy:

• Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR): v prípade spracúvania niektorých relevantných osobných údajov príslušným subjektom skupiny Kia Europe Group je právnym základom predchádzajúci súhlas oznamovateľa (napr. ak sa stretnutie medzi príslušným subjektom skupiny Kia Europe Group a oznamovateľom – na žiadosť oznamovateľa – uskutoční prostredníctvom videohovoru).

• Dodržiavanie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR): Zavedenie a poskytovanie systémov oznamovania pochybení je v niektorých jurisdikciách povinné. Ak sa od subjektu skupiny Kia Europe Group vyžaduje, aby zaviedol a poskytol takýto systém oznamovania priestupkov, a v rozsahu, v akom si takéto zavedenie a poskytovanie vyžaduje spracúvanie príslušných osobných údajov, právnym základom takéhoto spracúvania je dodržiavanie príslušnej právnej povinnosti.

• Plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR): Hoci zavedenie a poskytovanie systémov na oznamovanie pochybení môže byť povinné, v niektorých jurisdikciách neexistuje požiadavka, aby príslušný subjekt skupiny Kia Europe Group zaviedol systém, ktorý by umožňoval anonymné oznamovanie, alebo aby preskúmal oznámenia, ktoré boli podané anonymne. V takom prípade je právnym základom spracúvania príslušných osobných údajov plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme.

• Oprávnené záujmy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): Ak spracovanie príslušných osobných údajov nie je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností, príslušný subjekt skupiny Kia Europe Group spracúva príslušné osobné údaje na účely svojich oprávnených záujmov. Oprávneným záujmom je monitorovanie dodržiavania platných zákonov a štatútov, interných predpisov (napr. kódexu dodržiavania predpisov a integrity spoločnosti Kia EÚ) a odhaľovanie a predchádzanie protiprávnemu konaniu a pochybeniam. Príslušný subjekt zo skupiny Kia Europe Group určí vždy v závislosti od konkrétneho prípadu, či sú jeho záujmy nadradené záujmom alebo základným právam a slobodám príslušnej osoby, ktorej sa informácie týkajú.

Ako už bolo spomínané, špeciálne kategórie osobných údajov, ktoré nie sú relevantné pre daný prípad, nemajú byť súčasťou hlásení predkladaných cez platformu Tell Me, a preto dôjde k ich vymazaniu.

Ak sú však takéto údaje relevantné pre daný prípad a v rozsahu, v akom sú relevantné, uplatniteľným právnym základom pre spracúvanie takýchto informácií je buď čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR (t. j. spracúvanie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov) alebo čl. 9 ods. 2 písm. g) GDPR (t. j. spracúvanie je nevyhnutné z dôvodov dôležitého verejného záujmu na základe práva Európskej únie alebo vnútroštátneho práva).

6. Zverejňovanie osobných údajov tretím stranám

Spoločnosť Kia EÚ a príslušný subjekt Kia budú s relevantnými osobnými údajmi zaobchádzať s veľmi dôverne.

Údaje sa budú zverejňovať výlučne v spojení s vyššie uvedenými účelmi spracúvania a vždy v súlade s platnými zákonmi. Medzi možných príjemcov relevantných osobných údajov, patria nasledovné spoločnosti, inštitúcie alebo osoby:

• Poskytovateľ služieb: Patrí sem spoločnosť People Intouch B.V. (a jej schválení vedľajší spracovatelia), ktorá je prevádzkovateľom platformy Tell Me. Spoločnosť má sídlo na adrese Olympisch Stadion 6, 1076 DE Amsterdam, Holandsko. People Intouch B.V. bude spracúvať príslušné osobné údaje v pozícii prevádzkovateľa Kia EÚ, a to výlučne v súlade s pokynmi zo strany spoločnosti Kia EÚ. Spoločnosť Kia EÚ a spoločnosť People Intouch B.V. uzavreli na tento účel dohodu o spracovávaní osobných údajov.

• Právni poradcovia: V niektorých prípadoch môže Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia poskytnúť údaje svojim právnym poradcom, a to v záujme ochrany svojich záujmov, prípadne pri uplatňovaní svojich práv. Právni poradcovia budú tieto údaje spracovávať ako nezávislí prevádzkovatelia.

• Súdy a regulačné orgány: Kia EÚ alebo príslušný subjekt spoločnosti Kia môže údaje poskytnúť súdom alebo regulačným orgánom v takých prípadoch, keď to vyžaduje zákon, alebo ak je to potrebné, aby vyhoveli súdnym konaniam, súdnym príkazom, žiadostiam regulačných orgánov alebo aby chránili svoje záujmy alebo presadzovali svoje práva. Príslušné súdy alebo regulačné orgány budú takéto údaje spracúvať v pozícii nezávislých prevádzkovateľov.

• Ostatné: Spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia môže poskytnúť údaje iným tretím stranám (napr. obvinenej osobe; externým členom dozorných orgánov), ale len ak to vyžaduje zákon. Takéto tretie strany budú príslušné údaje spracúvať ako nezávislí prevádzkovatelia.

7. Medzinárodný prenos osobných údajov

Na účely spracovania príslušných osobných údajov uvedených v tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov môže spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia preniesť príslušné osobné údaje tretím stranám, a to na základe ustanovení uvedených v kapitole 6. Príslušné osobné údaje sa však osobne nebudú prenášať príjemcovi, ktorý sa nenachádza v členskej krajine Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), prípadne do krajiny, pre ktorú Európska komisia neprijala príslušné rozhodnutie o tom, že daná krajina poskytuje adekvátnu úroveň zabezpečenia údajov. Ak by sa kedykoľvek stalo, že by došlo k prenosu príslušných osobných údajov príjemcovi v krajine, ktorá nespadá do vyššie uvedených kategórií, musí takýto prenos vždy podliehať bezpečnostným opatreniam vyplývajúcim z ustanovení nariadenia GDPR.

8. Data Retention

Spoločnosť Kia EÚ a príslušný subjekt spoločnosti Kia budú spracúvať relevantné osobné údaje iba tak dlho, ako to bude potrebné na účely uvedené v tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov alebo ako to vyžadujú platné zákony. Pri určovaní obdobia uchovávania údajov Kia EÚ a príslušný subjekt Kia zohľadňujú účely spracovania osobných údajov, skutočnosť, či daný účel možno dosiahnuť bez ich použitia, kategórie príslušných údajov, riziká spojené s únikom takýchto údajov a právne povinnosti, na základe ktorých má spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia povinnosť takéto údaje uchovávať.

Obyčajne to znamená, že sa príslušné osobné údaje budú uchovávať nasledovne:

• Osobné údaje, ktoré nie sú relevantné pre prípad, budú bez zbytočného oneskorenia vymazané alebo anonymizované.

• Relevantné osobné údaje, ktoré sú obsiahnuté v dokumentácii týkajúcej sa príslušnej záležitosti, sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na posúdenie správy, vykonanie šetrenia (ak je to potrebné), a vymažú sa alebo anonymizujú najneskôr do troch rokov od ukončenia posúdenia a/alebo šetrenia (ak bolo potrebné), pokiaľ sa nezačne súdne konanie alebo disciplinárne opatrenia, pre ktoré sa vyžaduje ďalšie uchovávanie príslušných osobných údajov, alebo ak sa podľa platných právnych predpisov vyžaduje iná doba uchovávania, vždy za predpokladu, že takéto uchovávanie je nevyhnutné a primerané.

9. Vaše zákonné práva

V prípadoch, kedy Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia spracúva vaše osobné údaje na základe vášho súhlasu, máte právo daný súhlas kedykoľvek odvolať (čl. 7(3) GDPR).

Ak máte akékoľvek otázky k spracovávaniu vašich osobných údajov zo strany Kia EÚ alebo príslušného subjektu Kia, spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia (podľa potreby) vám samozrejme radi poskytnú informácie o osobných údajoch, ktoré sa vás týkajú a o príslušných činnostiach spojených s ich spracovaním (čl. 15 GDPR). Za predpokladu splnenia právnych požiadaviek máte právo aj na tieto úkony: (a) oprava vašich osobných údajov (čl. 16 GDPR); (b) vymazanie vašich osobných údajov (čl. 17 GDPR) a (c) obmedzenie spracovania vašich osobných údajov (čl. 18 GDPR). Zároveň máte právo na prenos údajov (čl. 20 GDPR) a právo na nahlásenie sťažnosti orgánu na ochranu údajov (čl. 77 GDPR).

Právo na vznesenie námietky proti spracovaniu údajov: V prípadoch, kedy spoločnosť Kia EÚ alebo príslušný subjekt Kia spracúvajú vaše osobné údaje na základe čl. 6(1)(f) GDPR, máte právo kedykoľvek voči takémuto spracovaniu namietať, a to na základe vašej konkrétnej situácie (čl. 21(1) GDPR).

V prípadoch, kedy príslušný subjekt Kia a spoločnosť Kia EU spracúvajú vaše osobné údaje v pozícii spoločných prevádzkovateľov, prečítajte si kapitolu 2(a) – (c), kde nájdete informácie, na základe ktorých zistíte, ktorý subjekt bude na vašu žiadosť reagovať.

10. Definície

„Prevádzkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracovania osobných údajov.

„GDPR“ je (i) v súvislosti so spoločnosťou Kia UK LTD, ako prevádzkovateľom, nariadenie Spojeného kráľovstva o ochrane osobných údajov prispôsobené zákonu o ochrane osobných údajov z roku 2018 (GDPR Spojeného kráľovstva); a (ii) v súvislosti s inými subjektami Kia Europe Group uvedenými v prílohe 1 ide o nariadenie (EÚ) 2016/679 (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

„Osobné údaje“ sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby.

„Spracovanie“/„spracúvanie“ predstavuje akékoľvek postupy alebo súbor postupov vzťahujúcich sa na osobné údaje alebo na súbory osobných údajov. Ide napríklad o ich zhromažďovanie, záznam, organizáciu, členenie, ukladanie, prispôsobovanie či úpravu, obnovenie, využitie, používanie, zverejnenie prenosom, šírenie alebo sprístupnenie iným spôsobom, prispôsobenie či ich kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo ich likvidáciu.

„Spracovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Príloha 1 – Podrobnosti o prevádzkovateľoch

Príloha 2 – Zmeny a doplnenia miestnych zákonov

Verzia z 15. decembra 2023