Tell Me Privacy

De volgende wijzigingen op grond van lokaal recht zijn van toepassing:

OOSTENRIJK

De EU-richtlijn inzake klokkenluiders is in Oostenrijk in de nationale wetgeving geïmplementeerd via de Oostenrijkse wet inzake de bescherming van klokkenluiders (HSchG). In gevallen waarin aanwijzingen van wetsovertredingen binnen het toepassingsgebied van de HSchG ("bestreken gebied") vallen, is de verwerking van deze informatie met het oog op het voorkomen en verhinderen van mogelijke wetsovertredingen gebaseerd op het nakomen van een wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1c AVG in combinatie met §§2 e.v. HSchG).

BELGIË

Overeenkomstig de Belgische wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken ter omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937:
De volgende paragrafen worden toegevoegd aan Hoofdstuk 8 (Bewaring van gegevens) als laatste alinea's:

In het bijzonder geldt onder de Belgische wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken dat de naam, de functie en de contactgegevens zowel van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, evenals van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bewaard tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.

Kia Belgium zal een register met alle gedane meldingen bijhouden, onder strikte naleving van de vertrouwelijkheidsverplichting zoals uiteengezet in Hoofdstuk 11 van het Kia Compliance: Tell Me-beleid. Ongeacht bovenstaande alinea, en indien van toepassing, zullen de meldingen worden bewaard voor de duur van de contractrelatie tussen Kia Belgium en de Melders.

ITALIË

Hoofdstuk 4 wordt vervangen door:

Het beheer van een meldplatform voor wangedrag en het onderzoek van de zaken die op het platform worden gemeld, vereisen onvermijdelijk de Verwerking van Persoonsgegevens. In de eerste plaats heeft de Melder echter de volledige controle over wat er wordt gemeld. Het Tell Me-platform is namelijk een free form-systeem, wat betekent dat de Melder bij het indienen van de melding niet vooraf een indeling in categorieën hoeft te maken. Dit geldt ook voor de identiteit van de Melder, de beschuldigde, een getuige, of elke andere persoon die in de betreffende melding wordt genoemd (samen de "Betrokkenen", en elk een "Betrokkene").

Het beheer van een meldplatform voor wangedrag en het onderzoek van de zaken die op het platform worden gemeld, vereisen onvermijdelijk de Verwerking van Persoonsgegevens. In de eerste plaats heeft de Melder echter de volledige controle over wat er wordt gemeld. Het Tell Me-platform is namelijk een free form-systeem, wat betekent dat de Melder bij het indienen van de melding niet vooraf een indeling in categorieën hoeft te maken. Dit geldt ook voor de identiteit van de Melder, de beschuldigde, een getuige, of elke andere persoon die in de betreffende melding wordt genoemd (samen de "Betrokkenen", en elk een "Betrokkene").

Als Melder moet u altijd zorgvuldig overwegen of u uw identiteit bekendmaakt. Hoewel de identiteit van de Melder en elke andere derde die in het rapport wordt vermeld, met een hoge mate van vertrouwelijkheid zal worden behandeld, kan Kia EU of de relevante Kia-Entiteit onder bepaalde omstandigheden verplicht worden om de identiteit van de Melder of de relevante derde bekend te maken.
Om deze reden heeft de Kia Europe-Groep het Kia Compliance: Tell Me-platform ingevoerd. Dit is een specifiek hulpmiddel waarmee Melders anoniem een melding kunnen indienen. Raadpleeg het Kia Compliance: Tell Me beleid voor andere communicatiekanalen als u uw identiteit als Melder openbaar wilt maken.

Afhankelijk van het Tell Me-platform en het beheer van de ingediende meldingen kunnen Kia EU en de betreffende Kia-Entiteit (indien van toepassing) elk type persoonlijke gegevens verwerken. Naast de identificatie- en contactgegevens (waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de verwerking van de melding), mag alle informatie in de melding worden verwerkt.

Kia EU en de betreffende Kia-Entiteit (indien van toepassing) mogen, onafhankelijk van hun eigen wil, persoonsgegevens verwerken die vallen onder bijzondere categorieën van gegevens volgens Artikel 9 AVG of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen volgens Artikel 10 AVG die mogelijk zijn opgenomen in het verslag en/of in de daaraan verbonden akten en documenten.

Dergelijke gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de verwerking van de melding met volledige inachtneming van de beginselen van evenredigheid en noodzakelijkheid; indien er niet-relevante gegevens of gegevens die niet strikt en objectief noodzakelijk zijn om de beweringen in de melding te verifiëren, worden gerapporteerd, zullen Kia EU en de betreffende Kia-Entiteit deze gegevens uit de melding en de betreffende datarecords verwijderen.

Zoals uiteengezet in het Kia Compliance: Tell Me-beleid, biedt die Kia Europe-Groep een hoog niveau van bescherming van de anonimiteit van de Melder in het geval de Melder besluit anoniem te blijven voor zover dit mogelijk en proportioneel is.

Om deze reden heeft de Kia Europe-Groep geen toegang tot technische gegevens waarmee een anonieme Melder kan worden geïdentificeerd (bijv. IP-adres, opgenomen spraakbestanden en inbelgegevens).

Hoofdstuk 5 is als volgt gewijzigd:

• De rechtsgrondslag "Uitvoering van een taak van algemeen belang (Art. 6 (1) e) AVG)): is niet van toepassing op Italië.
• Gerechtvaardigde belangen (Art. 6 (1) f) AVG): Indien de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens niet noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, verwerkt de betreffende Kia-groep de Relevante Persoonsgegevens met het oog op haar gerechtvaardigde belangen, bestaande uit de bescherming van iemands contractuele en precontractuele rechten of, in elk geval, voortvloeiend uit bestaande relaties. De relevante Kia Europe-Groep zal altijd van geval tot geval bepalen of haar belangen moeten wijken voor de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de relevante persoon waarop de informatie betrekking heeft.

Zoals hierboven vermeld, mogen speciale categorieën van persoonsgegevens (uit Art. 9 AVG) die niet relevant zijn voor de zaak niet worden opgenomen in de meldingen die via het Tell Me-platform worden gedaan. Deze gegevens worden als zodanig verwijderd. Als en voor zover dergelijke gegevens relevant zijn voor de zaak, is de rechtsgrondslag voor de verwerking van dergelijke informatie Art. 9 (2) b) AVG (de verwerking is noodzakelijk om de verplichtingen na te komen en de specifieke rechten uit te oefenen door de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van arbeidsrecht en sociale verzekeringsrecht en sociale bescherming, voor zover dit is toegestaan door de wetgeving van het land of de lidstaten of door een collectieve overeenkomst op basis van het recht van de lidstaten, onder voorbehoud van adequate waarborgen voor de fundamentele rechten en belangen van de betrokkene), Art. 9 (2) f) AVG (d.w.z. de verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen).

Hoofdstuk 6 is als volgt gewijzigd:

• Overige: Kia EU of de relevante Kia-instantie kan de gegevens bekendmaken aan derden, zoals externe leden van toezichthoudende organen, ondersteunende verslaggevende instanties, consultants of adviesbureaus, professionele bedrijven, evenals andere instanties die met Kia samenwerken in welke hoedanigheid dan ook, maar alleen als dit wettelijk verplicht is of als dit noodzakelijk is om de doelen te bereiken die in dit privacybeleid uiteengezet worden.

Hoofdstuk 9 is als volgt gewijzigd:

Wanneer u vragen hebt over het Verwerken van uw Persoonsgegevens door Kia EU of een desbetreffende Kia-entiteit, is Kia EU of de betreffende Kia-entiteit graag bereid om u informatie te verstrekken omtrent de Persoonsgegevens die u betreffen en de betrokken Verwerkingsactiviteiten (Art. 15 AVG). Onder de voorwaarde dat aan de wettelijke vereisten is voldaan, hebt u ook: (a) het recht op rectificatie van uw Persoonsgegevens (Art. 16 AVG); (b) het recht op wissen van uw Persoonsgegevens (Art. 17 AVG); en (c) het recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens (Art. 18 AVG). U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit (Art. 77 AVG).

Hoofdstuk 10 is als volgt gewijzigd:

"Verantwoordelijk" betekent een natuurlijke of juridische persoon, openbare autoriteit, agency of andere instantie die de Persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerker.

Aanvullend hoofdstuk:

Overeenkomstig Artikel 14 (2) f) AVG: Persoonsgegevens worden rechtstreeks verzameld bij de betrokken personen of bij derden, afhankelijk of het gaat om:
• gegevens met betrekking tot de klokkenluider, in welk geval de gegevens rechtstreeks worden verzameld bij de betrokken persoon die zijn of haar gegevens door het versturen van de melding communiceert:
• gegevens met betrekking tot andere betrokkenen (zoals de beschuldigde persoon, getuigen of andere personen die in de melding worden genoemd), in welk geval de gegevens worden verzameld bij derden, d.w.z. bij de persoon die de melding indient.

SPANJE

Kia Iberia S.L.U. (KES) zal de nodige verwerkingsactiviteiten doorvoeren voor het beheer van interne meldingen die u wenst in te dienen via het lokale kanaal dat door KES (KES-kanaal) is ingevoerd in haar hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke. U vindt het Privacybeleid van dit lokale interne meldingskanaal in Bijlage 2B.

Aan hoofdstuk 8 (Bewaring van gegevens) wordt het volgende toegevoegd:

Voor communicatie afkomstig uit Spanje en zoals vereist door de wet, moet deze communicatie na drie maanden zonder dat een onderzoek is gestart, worden verwijderd, tenzij het doel van deze opslag is om gegevens te bewaren over de werking van het systeem. Communicatie die niet is opgevolgd, mag alleen worden opgeslagen in in geanonimiseerde vorm.

ZWEDEN

De volgende paragraaf wordt toegevoegd aan hoofdstuk 1 (Inleiding) als laatste alinea:

Naast de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid, verwerkt Kia Sweden AB ("Kia Sweden" ) Persoonsgegevens in verband met het beheer van het meldingskanaal dat lokaal is opgericht door Kia Zweden ("Zweeds kanaal" ).
Informatie over het Verwerken van Persoonsgegevens door Kia Zweden via het Zweeds kanaal is te vinden in Bijlage 2A.

Hoofdstuk 5 (Doeleinden en Rechtsgrondslag voor Verwerking) wordt als volgt vervangen:

Kia EU en Kia Zweden verwerken de Relevante Persoonsgegevens voor de doeleinden van de initiële melding, de daaropvolgende beoordeling van de melding en het onderzoek naar de gemelde zaak.

De volgende rechtsgrondslagen zijn van toepassing op de Verwerkingsactiviteiten van Kia EU:

• Toestemming (art. 6 (1) a) AVG): Voor bepaalde Verwerkingen van Relevante Persoonsgegevens door Kia EU is de rechtsgrondslag de voorafgaande toestemming van de Melder (bijv. wanneer op verzoek van de Melder een videogesprek plaatsvindt tussen Kia EU en de Melder).
• Naleving van een wettelijke verplichting (Art. 6 (1) c) AVG): : Indien Kia EU wettelijk verplicht is om een dergelijk systeem voor het melden van wangedrag te implementeren en beschikbaar te stellen en voor zover een dergelijke implementatie en beschikbaarstelling de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens vereist, is de rechtsgrondslag voor een dergelijke Verwerking het voldoen aan de wettelijke verplichting. In bepaalde rechtssystemen is het verplicht om systemen voor het melden van wangedrag te implementeren en aan te bieden.
• Uitvoering van een taak van algemeen belang (Art. 6 (1) e) AVG): : Hoewel de implementatie en beschikbaarstelling van systemen voor het melden van wangedrag verplicht kunnen zijn, is er in bepaalde rechtsgebieden geen verplichting voor Kia EU om een kanaal te implementeren waarmee meldingen op anonieme wijze ingediend of beoordeeld kunnen worden. In dat geval is de rechtsgrondslag voor de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens de uitvoering van een taak van algemeen belang.
• Gerechtvaardigde belangen (Art. 6 (1) f) AVG): : Indien de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens niet noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, verwerkt Kia EU de Relevante Persoonsgegevens met het oog op haar gerechtvaardigde belangen. Het gerechtvaardigde belang is het toezicht op de naleving van de toepasselijke wetten en statuten, interne voorschriften (zoals de Kia EU Compliance & Integrity Code) en het vaststellen en voorkomen van overtredingen en wangedrag. Kia EU zal altijd van geval tot geval bepalen of haar belangen moeten wijken voor de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de relevante persoon waarop de informatie betrekking heeft.

Zoals hierboven vermeld, worden speciale categorieën van persoonsgegevens (uit Art. 9 AVG) die niet relevant zijn voor de zaak niet opgenomen in de meldingen die via het Tell Me-platform worden gedaan. Deze gegevens worden verwijderd. Indien en voor zover dergelijke gegevens relevant zijn voor de zaak, is de toepasselijke rechtsgrondslag voor de Verwerking van dergelijke informatie ofwel Art. 9 (2) f) AVG (d.w.z. de Verwerking is noodzakelijk voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen), ofwel Art. 9 (2) g) AVG (d.w.z. de Verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang, op basis van Europese of nationale wetgeving).

De volgende rechtsgrondslagen zijn van toepassing op de Verwerkingsactiviteiten van Kia Zweden:

• Gerechtvaardigde belangen (Art. 6 (1) f) AVG): De rechtsgrondslag onder AVG voor de Verwerking van Relevante Persoonsgegevens door Kia Zweden is het gerechtvaardigde belang van Kia Zweden om toezicht te houden op de naleving van de toepasselijke wetten en statuten, interne voorschriften (zoals de Kia EU Compliance & Integrity Code) en het vaststellen en voorkomen van overtredingen en wangedrag. Bij het delen van dergelijke Relevante Persoonsgegevens met andere partijen doet Kia Zweden een beroep op haar gerechtvaardigd belang om het gemelde wangedrag te onderzoeken of om actie te ondernemen in verband met de uitkomst van een onderzoek.
• De Verwerking is noodzakelijk voor het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van specifieke rechten op het gebied van arbeidsrecht (Art. 9 (2) b) AVG): : Indien en voor zover Kia Zweden bijzondere categorieën van Relevante Persoonsgegevens verwerkt die relevant zijn om een melding te ontvangen en te onderzoeken, is de rechtsgrondslag in het kader van de AVG voor de Verwerking door Kia Zweden dat de Verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de verplichtingen en het uitoefenen van specifieke rechten op het gebied van arbeidsrecht
• De Verwerking is noodzakelijk voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen (Art. 9 (2) f) AVG): :Indien en voor zover Kia Zweden bijzondere categorieën van Relevante Persoonsgegevens deelt om actie te ondernemen in verband met de uitkomst van een onderzoek, is de rechtsgrondslag in het kader van de AVG voor het delen van de Relevante Persoonsgegevens door Kia Zweden dat dit noodzakelijk is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
• De Verwerking is noodzakelijk om te onderzoeken of een persoon die binnen de Kia Europe-Groep een leidinggevende functie heeft of als een sleutelfiguur beschouwd wordt, betrokken is geweest bij ernstige onregelmatigheden of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen (hoofdstuk 5 (2) van de Zweedse Aanvullende Verordening (2018:219) van de AVG (Zweeds: Förordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning) en hoofdstuk 2(4) van Verordening DIFS 2018:2 inzake Integritetsskyddsmyndigheten (Zweeds: Föreskrifter om behandling av personuppgifter som rör lagöverträdelser) : Indien en voor zover Kia Zweden Relevante Persoonsgegevens verwerkt met betrekking tot (vermoedens van) strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen van een persoon die binnen de Kia Europe-Groep een leidinggevende functie bekleedt of beschouwd wordt als sleutelfiguur, is de rechtsgrondslag voor de Verwerking door Kia Zweden dat de Verwerking noodzakelijk is om te onderzoeken of een dergelijke persoon betrokken is geweest bij ernstige onregelmatigheden. Indien en voor zover Kia Zweden Relevante Persoonsgegevens deelt met betrekking tot (vermoedens van) strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen van een persoon die binnen de Kia Europe-Groep een leidinggevende functie bekleedt of beschouwd wordt als sleutelfiguur, om actie te ondernemen in verband met de uitkomst van een onderzoek, is de rechtsgrondslag in het kader van de AVG voor het delen van de Relevante Persoonsgegevens door Kia Zweden dat dit noodzakelijk is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.