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Tell Me

1. Introduzione

Noi di KIA ci impegniamo a mantenere gli standard più elevati in termini di integrità, compliance e responsabilità.
Lo scopo di Kia Compliance: Tell Me è quello di supportare gli individui che hanno validi motivi per credere di aver scoperto una qualche violazione di leggi, statuti o regolamenti interni menzionati nella presente informativa.
Tutti i dipendenti, i manager e i membri del Consiglio di amministrazione che sono a conoscenza di una presunta violazione o infrazione in un contesto professionale sono incoraggiati a segnalare tutti i casi sospetti di tali (potenziali) violazioni o infrazioni tramite Kia Compliance: Tell Me.
Kia Compliance: Tell Me include presunte violazioni di leggi e statuti, così come infrazioni di regolamenti interni a livello nazionale, regionale e internazionale. Inoltre, Kia Compliance: Tell Me implementa anche la Direttiva (UE) 2019/1937 ("Direttiva UE sugli informatori" ) e qualsiasi altra legge nazionale applicabile che richiede una tale procedura di segnalazione.
Kia si assicurerà che qualsiasi indagine di una (potenziale) violazione o infrazione, nonché eventuali provvedimenti derivanti da tale indagine avvengano in conformità con le leggi locali vigenti, incluse quelle sul lavoro.

2. Ambito di applicazione

Kia Compliance: Tell Me si applica a (potenziali) violazioni di leggi e statuti esterni, nonché a (potenziali) infrazioni di regolamenti interni (ad es. il Codice di compliance & integrità Kia), nella misura in cui sono applicabili alla nostra azienda. In particolar modo per le aziende Kia attive nell’UE, la presente informativa si applica soprattutto a violazioni del diritto europeo che riguardano la normativa sulla concorrenza, gli appalti pubblici, i servizi finanziari, i prodotti e i mercati, la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, la compliance e la sicurezza dei prodotti, la sicurezza dei trasporti, la tutela ambientale, la radioprotezione e la sicurezza nucleare, la sicurezza di alimenti e mangimi, la salute e il benessere degli animali, la sanità pubblica, la tutela dei consumatori, la protezione della vita privata e dei dati personali, la sicurezza delle reti e dei sistemi di informazione.

3. Destinatari

La presente informativa si applica a tutti i dipendenti ed ex dipendenti Kia, compresi i manager, i membri del Consiglio di amministrazione, i lavoratori interinali, i coordinatori espatriati e i tirocinanti di Kia Europe GmbH ("Kia EU" ) e delle altre aziende Kia attive nell'Unione europea e nel Regno Unito (ad eccezione dello stabilimento produttivo di Kia: Kia Slovakia s.r.o.), nonché alle persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di Kia EU o di altre entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito che sono venuti in possesso di informazioni riguardanti (potenziali) violazioni o infrazioni in un contesto professionale (chiamati singolarmente "segnalatore" ).

4. Principi generali

La presente procedura si basa sui seguenti principi:

• massima riservatezza sull'identità del segnalatore e di qualsiasi persona terza menzionata nella segnalazione (cfr. il paragrafo 11 della presente informativa);
• elevato livello di protezione dell'anonimato del segnalatore, qualora quest'ultimo decida di rimanere anonimo, nella misura possibile e ove proporzionato. In circostanze eccezionali, potranno valere gli obblighi di divulgazione (cfr. il paragrafo 11 della presente informativa);
• massima protezione del segnalatore da qualsiasi ritorsione legata a una segnalazione fatta in buona fede;
• analizzare il contenuto della segnalazione, rilevare informazioni potenzialmente offensive o diffamatorie e determinare l’esistenza di prove congrue per trovare rimedi efficaci e ragionevoli;
• essere giusti e trasparenti per quanto riguarda il sistema in generale, rispettando al contempo i diritti di tutte le persone coinvolte;
• presunzione d'innocenza.

5. Come posso effettuare una segnalazione?

Potete presentare una segnalazione scritta su www.kia.com/eu/compliance/tellme oppure una segnalazione a voce per telefono. Qualora usiate la linea telefonica, il vostro messaggio vocale verrà trascritto sotto forma di testo dal fornitore, affinché Kia non possa in alcun modo riconoscere la vostra voce. I numeri di telefono dei rispettivi paesi sono riportati nell’allegato 1 di questa informativa. L'uso della linea telefonica è normalmente gratuito, tuttavia in alcuni paesi e per alcuni operatori (di telefonia mobile) potrebbero essere addebitati costi locali per stabilire la connessione.

L'host del servizio web per le segnalazioni scritte e della linea telefonica per le segnalazioni a voce è il nostro fornitore di servizi People Intouch B.V. Sono generalmente disponibili 24 ore al giorno e garantiscono standard di sicurezza IT certificati ISO.

Per ulteriori canali di segnalazione siete pregati di consultare il paragrafo 12 della presente informativa.

6. Che cosa dovrei segnalare?

Maggiore è il numero di dettagli che ci fornite, più facile e veloce sarà l'inchiesta e/o l'indagine interna aperta in seguito alla vostra segnalazione.

Tra di essi vi possono essere:

• informazioni inerenti alla vostra persona che consentono a Kia di verificare la vostra idoneità a effettuare segnalazioni ai sensi della presente informativa (cfr. il paragrafo 3 della presente informativa);
• data, ora e luogo della (potenziale) violazione o infrazione in questione;
• informazioni su come è stata scoperta la (potenziale) violazione o infrazione in questione;
• nomi e ruoli delle persone coinvolte;
• testimoni, se presenti;
• altre informazioni utili che aiuteranno Kia a gestire la vostra segnalazione (ad es. allegati) o informazioni che verranno richieste nel modulo di segnalazione.
• Vi preghiamo di astenervi dal fornirci informazioni che non sono (manifestatamente) pertinenti alla gestione della vostra segnalazione (soprattutto laddove tali informazioni riguardino i dati personali di terzi).

7. Quando posso effettuare una segnalazione?

Potete effettuare una segnalazione in qualsiasi momento veniate a conoscenza della (potenziale) violazione o infrazione.

8. Quale protezione ricevo in qualità di segnalatore?

I segnalatori vengono protetti in conformità alle leggi vigenti, se soddisfano i rispettivi requisiti. Tuttavia, vi preghiamo di notare che la protezione offerta ai sensi della presente informativa potrebbe andare oltre l'ambito di applicazione della protezione offerta ai sensi delle leggi vigenti, come nel caso in cui la violazione di un regolamento interno non costituisca contemporaneamente una violazione di leggi o statuti esterni. In tal caso, Kia fornirà protezione come descritto e nell'ambito di applicazione della presente informativa (cfr. il paragrafo 3). Kia non tollererà alcuna forma di ritorsione, compresi le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione se agite in buona fede ai sensi della presente informativa e della rispettiva procedura di segnalazione.

Manterremo la massima riservatezza sull'identità del segnalatore e di qualsiasi persona terza menzionata nella segnalazione pervenutaci. Le informazioni verranno conservate nel nostro sistema di gestione dei casi (Case Management System, CMS), dotato di elevati standard di sicurezza IT certificati ISO, e saranno accessibili soltanto alle persone che gestiscono il caso, conformemente alla procedura descritta di seguito al paragrafo 9 di questa informativa. Tutte le persone coinvolte nella procedura sono rigorosamente vincolate all'obbligo di riservatezza. Sappiate che ciò vale per qualsiasi informazione presentata. Non verranno tollerate ritorsioni quali minacce, molestie o discriminazioni dei segnalatori da parte di altri dipendenti Kia, né tanto meno Kia retrocederà, sospenderà o licenzierà i segnalatori.
Chiunque noti od osservi atti simili è tenuto a segnalarli immediatamente alla sezione Compliance di Kia EU all'indirizzo complianceEU@kia.eu . Per informazioni sulle modalità con cui trattiamo i vostri dati personali e sui vostri diritti in materia di protezione dei dati, consultate il paragrafo 10 della presente informativa.

9. Gestione delle segnalazioni

Il primo passo nella gestione delle segnalazioni presentateci ai sensi della presente informativa consiste nell'analisi di tali segnalazioni da parte della sezione Compliance di Kia EU. La sezione Compliance di Kia EU confermerà la ricezione della segnalazione entro 7 giorni.

Se la segnalazione riguarda Kia EU o entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito, ma ha un impatto paneuropeo, essa verrà gestita dalla sezione Compliance di Kia EU. La sezione Compliance di Kia EU potrà collaborare con altri dipartimenti preposti alla (potenziale) violazione o infrazione.

Se la segnalazione riguarda entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito (senza un impatto paneuropeo), la sua gestione verrà assegnata al responsabile locale della compliance. Qualora le circostanze lo giustifichino, un caso assegnato al responsabile locale della compliance potrà essere riassegnato a Kia EU.

Kia mira a risolvere tutte le segnalazioni effettuate e a chiudere tutti i casi nel più breve tempo possibile. Al più tardi, il segnalatore del caso in questione riceverà una notifica entro 3 mesi dalla conferma della ricezione della segnalazione.
Siete, tuttavia, pregati di notare che potremmo non divulgare tutti i dettagli dell’inchiesta e/o indagine interna o il suo risultato.
Questo perché dobbiamo soprattutto valutare caso per caso se e in che misura la loro divulgazione possa influire negativamente sui diritti e le libertà altrui.

10. Protezione dei dati personali

Per informazioni sulle modalità con cui Kia tratta i vostri dati personali, siete pregati di consultare la nostra informativa sulla privacy Kia Compliance: Tell Me.

11. Riservatezza e anonimato

Kia e i suoi dipendenti tratteranno tutte le segnalazioni in maniera sensibile. L'identità del segnalatore verrà mantenuta riservata, nella misura in cui ciò non ostacoli o renda vano un eventuale approfondimento diligente, come un'indagine. In generale, informeremo il segnalatore prima di rivelare la sua identità, a meno che tale comunicazione non metta a rischio la relativa indagine o procedura giudiziaria, e/o chiederemo il suo consenso alla rivelazione della sua identità, a meno che tale divulgazione non sia un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla vigente normativa europea o nazionale, come nel caso di indagini effettuate da autorità nazionali o procedure giudiziarie.

Siete pregati di notare che questo impegno alla riservatezza non verrà applicato qualora ci siano state fornite informazioni errate o fuorvianti con negligenza o in cattiva fede.

Inoltre, i segnalatori possono anche restare anonimi quando effettuano una segnalazione tramite Kia Compliance: Tell Me.

12. Altri canali

La segnalazione di violazioni e infrazioni come descritta nella presente informativa è da considerarsi come un affiancamento del diritto di presentare reclamo in conformità al Regolamento sull’occupazione di Kia EU (o altre politiche locali simili), laddove sia possibile un allineamento con il proprio superiore o il dipartimento del personale e dell'organizzazione.

Inoltre, su richiesta della persona che ha segnalato la violazione, Kia organizzerà in un lasso di tempo ragionevole un incontro dal vivo con una persona designata alla ricezione di tale segnalazione. Previo consenso della persona che ha segnalato la violazione, l'incontro potrà anche essere effettuato tramite videochiamata.

Potete anche contattare la sezione Compliance di Kia EU all’indirizzo: complianceEU@kia.eu . Nell’Unione europea, in conformità con e ai sensi delle condizioni della Direttiva UE sugli informatori, i dipendenti possono effettuare segnalazioni anche attraverso appositi canali esterni, che dovranno essere stabiliti dalle autorità nazionali competenti. Gli stati membri dell’UE devono assicurarsi che le autorità competenti pubblichino sui loro siti web, in una sezione separata e facilmente identificabile e accessibile, tra l’altro, le informazioni di contatto dei canali esterni di segnalazione e le procedure applicabili. Kia fornisce ulteriori informazioni su questi canali esterni di segnalazione e sulle procedure tramite i suoi canali interni.

  • Allegato 1: elenco dei numeri di telefono

  • Contatti per Paese

    Paese Numero di telefono Codice aziendale - Canale Interno Kia Codice aziendale - Canale Esterno Kia
    Austria Numero verde: 0800 909 683 112315 112452
    Belgio Numero verde: 0800 89 326 112315 112452
    Francia Numero verde: 080 554 3753 112315 112452
    Germania Numero verde: 0800 1818 952 112315 112452
    Ungheria Numero verde: 06 809 845 89 112315 112452
    Irlanda Numero verde: 1800 800 636 112315 112452
    Italia Numero verde: 800 147 694 112315 112452
    Paesi Bassi Numero: +31 10 700 75 03 Chiamata a tariffa locale 112315 112452
    Polonia Numero verde: 800012953 112315 112452
    Slovacchia Numero verde: 0800 113 418 112315 112452
    Spagna Numero: +34 900 031 156 Chiamata a tariffa locale 112315 112452
    Svezia Numero verde: 020 160 4703 112315 112452
    Regno Unito Numero verde: 080 0022 4118 112315 112452


    Modifiche Normative Locali Si applicano le seguenti modifiche ai sensi della normativa locale:

    BELGIO

    Ai sensi della legge belga per la protezione degli informatori del 28 novembre 2022, che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937, il testo dell'Informativa Kia Compliance: Tell Me viene modificato come segue:

    I seguenti paragrafi vengono aggiunti al Paragrafo 2 "Ambito di applicazione":
    L'ambito di applicazione vale anche per il contrasto a frodi fiscali e truffe.

    Inoltre, la legge fornisce protezione agli informatori in caso di violazione degli interessi finanziari dell'Unione Europea, nonché la protezione degli informatori in caso di infrazioni relative al mercato interno, incluse le violazioni delle norme sulla concorrenza europea e sugli aiuti statali.

    Il paragrafo 3 "Destinatari" viene sostituito con il testo seguente:
    La presente informativa si applica a tutti i dipendenti ed ex dipendenti Kia, incluse le persone in cerca di lavoro e i candidati in trattativa con Kia Belgio, i manager, i membri del Consiglio di amministrazione, i lavoratori interinali, i coordinatori espatriati e i tirocinanti di Kia Europe GmbH ("Kia EU") e delle altre aziende del Gruppo Kia attive nell'Unione europea e nel Regno Unito (ad eccezione dello stabilimento produttivo di Kia: Kia Slovakia s.r.o.), nonché alle persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di Kia EU o Kia Belgio che sono venuti in possesso di informazioni riguardanti (potenziali) violazioni o infrazioni in un contesto professionale (chiamati singolarmente "segnalatore").

    La presente informativa si applica anche a tutte le persone che assistono un segnalatore durante il processo di segnalazione, la cui assistenza va trattata in modo confidenziale ("facilitatore"), a terze persone in contatto con il segnalatore che sono a rischio di ritorsioni in un contesto professionale, come colleghi o parenti del segnalatore, persone giuridiche di proprietà o a servizio del segnalatore o con cui intercorre un rapporto professionale ("altre persone protette").

    I seguenti paragrafi vengono aggiunti al Paragrafo 5 "Come posso effettuare una segnalazione?":
    Se il segnalatore o qualsiasi altra persona protetta desiderano incontrarsi con il personale di Kia EU o Kia Belgio, il responsabile degli informatori garantirà, previo consenso, la registrazione completa e accurata dell'incontro nel sistema di gestione del caso (CMS), registrando la conversazione o verbalizzando l'incontro (a cura della persona responsabile per la gestione della segnalazione). In ogni caso, il segnalatore e qualsiasi altra persona protetta avranno la possibilità di verificare, correggere e sottoscrivere il verbale dell'incontro.

    I seguenti paragrafi vengono aggiunti al Paragrafo 8 "Quale protezione ricevo in qualità di segnalatore?":
    Kia Belgio mira a creare un ambiente in cui il segnalatore si sente a suo agio nel segnalare eventuali violazioni. Per questo motivo, sono previste le seguenti misure di protezione ai sensi della legge belga sulla protezione degli informatori:
    Divieto di ritorsione: divieto di qualsiasi forma di ritorsione, inclusi tentativi o minacce di ritorsione nei confronti del segnalatore e delle persone a lui connesse, come sospensione, allontanamento o licenziamento, demansionamento o negazione di promozioni, trasferimento di incarichi, cambio di posto di lavoro, riduzione salariale o modifica degli orari di lavoro; sospensione della formazione; valutazione negativa delle prestazioni o referenza negativa; imposizione o applicazione di misure disciplinari, richiamo o altra sanzione, ad esempio di carattere pecuniario; coercizione, intimidazione, molestie o esclusione, discriminazione, trattamento sfavorevole o iniquo.
    Se un segnalatore subisce un atto di ritorsione, dovrà informare immediatamente Kia Belgio, se necessario tramite Kia Compliance: Tell Me. Kia EU esaminerà ogni segnalazione, con o senza il supporto di Kia Belgio, e adotterà le misure necessarie. Inoltre, qualsiasi segnalatore che ritiene di essere vittima di ritorsioni o di essere stato minacciato di ritorsioni può presentare un reclamo circostanziato al difensore civico federale (Federal Ombudsman, vedasi il paragrafo 12).

    Misure di supporto: ove necessario, i segnalatori possono avvalersi delle misure di supporto previste dall'articolo 24, §1 della legge belga sulla protezione degli informatori. In base alle esigenze del segnalatore, le misure di supporto comprendono (i) informazioni dettagliate e indipendenti, nonché consigli sui rimedi e le procedure disponibili contro gli atti di ritorsione, (ii) delucidazioni tecniche in merito alle autorità coinvolte nella protezione dei segnalatori; (iii) assistenza legale nelle procedure transfrontaliere civili e penali, ai sensi della legge belga sulla protezione degli informatori, (iv) supporto tecnico, psicologico, mediatico e sociale, (v) altre misure di supporto come l'assistenza economica ai segnalatori durante i procedimenti giuridici. L'istituto federale belga per la protezione e la promozione dei diritti umani è responsabile per l'applicazione e l'osservanza di dette misure di supporto, ai sensi della legge belga sulla protezione degli informatori. Per maggiori informazioni sulle misure di supporto, contattare l'Istituto federale belga per la protezione e la promozione dei diritti umani (vedasi: https://institutfederaldroitshumains.be/en/apply-for-support).

    Protezione contro le ritorsioni: la legge belga sulla protezione degli informatori prevede una serie di meccanismi di protezione. Ad esempio, un segnalatore, che riporta informazioni relative a una violazione ai sensi della legge belga sulla protezione degli informatori, non può essere ritenuto colpevole per la divulgazione di informazioni protette da contratto o da qualsiasi altra clausola normativa e non può essere ritenuto responsabile in tal senso nell'ambito della segnalazione o divulgazione, purché abbia validi motivi per credere che tali informazioni fossero necessarie a rivelare la violazione. Allo stesso modo, il segnalatore non può essere oggetto di azioni civili, penali o disciplinari o di sanzioni professionali a seguito della segnalazione o divulgazione. Inoltre, un segnalatore che denuncia o divulga una violazione non può essere ritenuto responsabile per aver ottenuto l'accesso alle informazioni riportate o divulgate, a condizione che l'acquisizione non costituisca essa stessa un reato.

    Si ricorda che i segnalatori che denunciano violazioni non sono esenti da misure disciplinari, qualora abbiano avuto un comportamento potenzialmente illecito. Il segnalatore può, quindi, essere soggetto a misure disciplinari per azioni non correlate alla segnalazione.

    I seguenti paragrafi vengono aggiunti al Paragrafo 9 "Gestione delle segnalazioni":
    Il seguente paragrafo è aggiunto dopo la prima frase del terzo paragrafo:
    Se la segnalazione in oggetto riguarda entità Kia nel Regno Unito e nell'Unione Europea (senza avere un impatto paneuropeo), la gestione della segnalazione sarà affidata al responsabile locale della compliance. Il responsabile locale della compliance sarà designato come responsabile degli informatori e terrà i contatti con il segnalatore, richiederà informazioni aggiuntive se necessario, fornirà i debiti feedback e garantirà il corretto follow-up delle segnalazioni anonime, in coordinamento con la sezione compliance di Kia EU. In determinate circostanze, un caso assegnato al responsabile locale della compliance può essere riassegnato Kia EU.

    Il seguente paragrafo è aggiunto dopo il terzo paragrafo:
    Kia Belgio conserverà un registro di tutte le segnalazioni effettuate, nel pieno rispetto degli obblighi di riservatezza definiti al paragrafo 11 dell'informativa Kia Compliance: Tell Me. Indipendentemente da quanto stabilito al paragrafo 8 dell'informativa sulla privacy di Tell Me, le segnalazioni verranno conservate per l'intera durata del rapporto contrattuale tra Kia e i segnalatori.

    I seguenti paragrafi vengono aggiunti al Paragrafo 12 "Altri canali":
    Oltre al canale di segnalazione descritto nella presente informativa, ("divulgazione interna"), in Belgio è possibile inviare segnalazioni (seguite o meno da una segnalazione interna) tramite un canale esterno ("divulgazione esterna"). A tal fine, il segnalatore può contattare il difensore civico federale (Federal Ombudsman, www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte) o le autorità designate per Decreto Reale (designate nel Decreto Reale belga, che definisce le autorità competenti per l'attuazione della legge del 28 novembre 2022 sulla protezione delle persone che denunciano violazioni nell'ambito di leggi europee o nazionali presso entità del settore privato) o, ove applicabile, le istituzioni, gli organismi, le organizzazioni e le agenzie dell'Unione Europea.

    Un'ultima possibilità è rendere pubbliche le informazioni sulle violazioni ("divulgazione al pubblico"). La divulgazione al pubblico va tenuta come ultima risorsa. I segnalatori, che scelgono di divulgare le informazioni, potranno beneficiare della protezione legale prevista in un numero limitato di casi. Ad esempio, quando il segnalatore ha effettuato prima una divulgazione interna e poi una esterna oppure ha effettuato direttamente una divulgazione esterna, ma a tale divulgazione non ha fatto seguito nessun provvedimento nell'arco di tempo previsto. Oppure quando il segnalatore (al momento della segnalazione) ha motivo di credere, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o reale di interesse pubblico oppure che rischi di subire ritorsioni in caso di divulgazione esterna o qualora ritenga che la violazione difficilmente verrà trattata in maniera adeguata per via delle particolari circostanze del caso. Rientrano in quest'ultimo caso, ad esempio, la possibilità che le prove vengano trattenute o distrutte oppure il sospetto che un'autorità sia complice o altrimenti coinvolta nella violazione in oggetto.

    UNGHERIA

    Il paragrafo 3 viene modificato con le persone qualificate come segnalatori definite nel regolamento ungherese corrispondente, il "2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról", di cui al § 20.

    Il paragrafo 9 è modificato come segue:

    Il termine per inviare un feedback non deve superare i trenta giorni, ma può essere esteso a tre mesi in presenza di circostanze particolari.

    ITALIA

    Ai sensi del Decreto legislativo 24/2023 di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, il testo dell'informativa "Kia Compliance: Tell Me" è stato modificato come segue.

    Il paragrafo 3 è modificato come segue:

    Aggiunta nota a piè di pagina a "Dipendenti Kia":

    • 1) chiunque non sia inquadrato nella categoria dei dipendenti, ma lavora per la Società e/o agisce sotto il controllo e la direzione della stessa (ad es. lavoratori autonomi, compresi quelli indicati al Capo I della legge 81/2017, titolari di un rapporto di collaborazione, collaboratori che forniscono beni o servizi o eseguono attività per conto di terzi, volontari e apprendisti retribuiti e non retribuiti);
    • 2) tutte le persone esterne alla Società che lavorano direttamente o indirettamente per essa o con essa (ad es. consulenti);
    • 3) qualsiasi persona che abbia rapporti con la Società e ha facoltà di segnalare;
    • 4) promotori finanziari, apprendisti, lavoratori a progetto/contratto, lavoratori a tempo determinato;
    • 5) facilitatori;
    • 6) persone che lavorano nello stesso reparto del segnalatore;
    • 7) colleghi di lavoro del segnalatore o della persona che ha segnalato la questione all'autorità giudiziaria.

    La protezione degli informatori si applica anche se l'informazione, la segnalazione all'autorità giudiziaria o la divulgazione di informazioni avviene nei seguenti casi:

    • se il rapporto di lavoro non è ancora legalmente iniziato, se le informazioni inerenti alle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o nelle fasi precontrattuali;
    • durante il periodo di prova;
    • dopo la conclusione del rapporto di lavoro, se le informazioni sono state acquisite nel corso di quest'ultimo.

    Il paragrafo 6 viene modificato come segue:

    Le segnalazioni inviate, anche con l'aiuto del facilitatore, devono essere basate su elementi fattuali ben precisi (non devono dare adito a diverse interpretazioni) e concordanti (tutte le prove devono portare alla stessa conclusione), di cui il segnalatore è venuto a conoscenza durante lo svolgimento delle proprie attività. Le segnalazioni non possono essere utilizzate per denunciare problemi di natura esclusivamente personale (lamentele, reclami o richieste personali).

    Il paragrafo 8 è modificato come segue:

    Non verranno tollerate ritorsioni quali minacce, molestie o discriminazioni dei segnalatori da parte di altri dipendenti Kia, né tanto meno Kia retrocederà, sospenderà o licenzierà i segnalatori. Gli informatori, che ritengono di aver subito azioni di ritorsione, possono sporgere denuncia all'ANAC, che a sua volta informerà l'ispettorato nazionale del lavoro per intraprendere le misure necessarie.

    Gli informatori che sono stati licenziati a seguito di una segnalazione, divulgazione o denuncia all'autorità giudiziaria o alle autorità interessate possono essere reintegrati nella loro mansione. Chiunque sospetti o noti azioni del genere può sporgere subito denuncia alla sezione Compliance di Kia EU all'indirizzo complianceEU@kia.eu.

    L'informatore è tenuto a effettuare le sue segnalazioni in buona fede e nello spirito di questa regolamentazione. Questa procedura non pregiudica la colpa e l'assunzione di responsabilità dell'informatore in caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.

    Il paragrafo 9 viene modificato come segue:

    Se, a seguito della verifica, la segnalazione risulta completamente o parzialmente fondata, la sezione Compliance di Kia EU può agire in diversi modi a seconda della natura della violazione:

    • a) convocare le persone segnalate per condurre le indagini/i colloqui del caso;
    • b) informare l'ufficio centrale dell'esito delle indagini;
    • c) informare la direzione della sede di riferimento del contenuto della segnalazione, affinché adotti misure adeguate (salvo i casi in cui potrebbe sorgere un conflitto di interessi);
    • d) comunicare l'esito delle indagini a tutte le persone interessate o coinvolte, affinché possano adottare o implementare le azioni e le misure correttive necessarie a proteggere la Società.

    Se al termine delle indagini e dei controlli la segnalazione si dimostra infondata, la sezione Compliance di Kia EU ordina l'archiviazione del caso.

    Se al termine delle indagini emergono gravi violazioni, la sezione Compliance di Kia EU, dopo aver accertato la loro fondatezza oltre ogni ragionevole dubbio, inoltrerà la segnalazione e le informazioni raccolte alla direzione della sede interessata.

    Se la segnalazione risulta fondata, la direzione della sede interessata adotterà tutte le misure che riterrà appropriate per proteggere il segnalatore, comprese azioni disciplinari e sanzionatorie sulla base di quanto accertato.

    Paragrafo aggiuntivo 13 “Definizioni”:

    Sono state incluse le definizioni dei termini utilizzati nella presente informativa. In particolare:

    • Facilitatore: la persona fisica che assiste l'informatore durante il processo di segnalazione e che opera nello stesso contesto lavorativo;
    • Informatore: la persona fisica che effettua la segnalazione o divulga informazioni inerenti a violazioni, di cui è venuta a conoscenza durante la sua attività lavorativa;
    • Ricevente o destinatario: la persona che, a qualunque titolo, è oggetto della segnalazione;
    • Feedback: comunicazione al segnalatore delle informazioni sul follow-up comunicato o da comunicare nell'ambito della segnalazione;
    • Ritorsione: qualsiasi condotta, azione od omissione, anche se solo tentata o minacciata, messa in atto a causa della segnalazione, della denuncia alle autorità giudiziarie o interessate o della divulgazione pubblica, che potrebbe causare direttamente o indirettamente un danno all'informatore o alla persona che effettua la segnalazione. Sono considerati atti di ritorsione:
      • licenziamenti, sospensioni o misure equivalenti;
      • demansionamenti o promozioni negate;
      • cambio delle mansioni o del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica degli orari lavorativi;
      • sospensione dalle attività di formazione o qualsiasi restrizione al loro accesso;
      • note di merito o referenze negative;
      • adozione di misure disciplinari o altre sanzioni, incluse le multe;
      • coercizione, intimidazione, molestie, ostruzionismo;
      • discriminazione o qualsiasi altro trattamento sfavorevole;
      • mancata conversione di un contratto a tempo determinato in uno a tempo indeterminato, su cui il dipendente faceva legittimamente affidamento;
      • mancato rinnovo o conclusione anticipata di un contratto a tempo determinato;
      • danni alla reputazione di una persona, in particolare sui social media, nonché danni economici o finanziari, come la perdita di opportunità economiche o di guadagni;
      • inserimento in liste nere basate su accordi settoriali o industriali formali o informali, che in futuro potrebbero impedire alla persona di trovare un altro impiego nel medesimo settore o ambito industriale;
      • conclusione anticipata o revoca di un contratto per la fornitura di beni o servizi;
      • annullamento di una licenza o di un permesso;
      • richiesta di sottoporsi a esami clinici o psichiatrici.
    • Segnalazione: comunicazione scritta delle informazioni sulle violazioni;
    • Segnalazione interna: comunicazione scritta delle informazioni sulle violazioni, inviata tramite i canali di segnalazione interni;
    • Segnalazione esterna: comunicazione scritta od orale delle informazioni sulle violazioni, inviata tramite i canali di segnalazione esterni (attivati dall'ANAC);
    • Sistema disciplinare: un documento redatto dalla Società, che contiene indicazioni atte a evitare e sanzionare (in conformità ai contratti di lavoro collettivi nazionali), da un punto di vista contrattuale, quei comportamenti che sono contrari ai regolamenti, alle procedure e alle istruzioni della Società, inclusa la procedura di gestione delle segnalazioni anonime;
    • Violazioni: condotte, azioni od omissioni che ledono l'interesse o l'integrità degli organi di governo o delle entità private. Possono consistere in:
      • reati di carattere amministrativo, contabile, civile o penale, che non rientrano nelle casistiche di cui ai punti 3), 4), 5) e 6);
      • comportamenti illeciti ai sensi del Decreto legislativo N. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestionali forniti per tali finalità, che non rientrano nelle casistiche di cui ai punti 3), 4), 5) e 6);
      • reati commessi nell'ambito delle leggi europee e nazionali riportate nell'Allegato al Decreto legislativo N. 24/2023 o di leggi nazionali di attuazione delle direttive europee riportate nell'Allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, anche se non menzionate nel suddetto allegato al decreto, relative ai seguenti ambiti: appalti pubblici, servizi finanziari, prodotti e mercati, prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, compliance e sicurezza dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela ambientale, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza di alimenti e mangimi, salute e benessere degli animali, sanità pubblica, tutela dei consumatori, protezione della vita privata e dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi di informazione;
      • atti od omissioni in violazione degli interessi finanziari dell'Unione Europea ai sensi dell'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea e del diritto derivato dell'Unione Europea;
      • atti od omissioni inerenti al mercato interno, ai sensi dell'articolo 26(2) del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, incluse le violazioni delle norme sulla concorrenza europea e sugli aiuti statali, nonché infrazioni del mercato interno inerenti a violazioni delle norme o dei meccanismi di tassazione aziendale, per ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o lo scopo della legge applicabile in materia di tassazione delle società;
      • azioni o comportamenti, che vanificano l'oggetto o lo scopo delle disposizioni contenute negli atti dell'Unione Europea negli ambiti indicati ai punti 3), 4) e 5).
    POLONIA

    Differenze derivanti dalla legge polacca del 14/06/2024 sulla protezione degli informatori, in vigore dal 25/09/2024, denominata di seguito "la legge":

    Il testo seguente viene aggiunto al Paragrafo 2:
    Ai sensi della legge, nell'ambito delle violazioni sono incluse violazioni concernenti:
    • corruzione;
    • interessi finanziari della tesoreria di Stato della Repubblica di Polonia, di un ente governativo locale e dell'Unione Europea;
    • il mercato interno dell'Unione Europea, incluse le norme sulla concorrenza europea e sugli aiuti statali e le norme sulla tassazione aziendale;
    • libertà costituzionali e diritti degli esseri umani e dei cittadini nell'ambito delle relazioni di un individuo con autorità pubbliche, che non riguardano altre aree indicate nella legge e potrebbero essere oggetto di violazione.

    N.B.: l'elenco delle violazioni, che devono essere denunciate, non include la legge sul lavoro.

    Il testo seguente viene aggiunto al Paragrafo 3:
    Ai sensi della legge, l'elenco dei segnalatori include tra gli altri:
    • persone che lavorano in base a un rapporto diverso da quello di un contratto occupazionale, inclusi i contratti di diritto civile;
    • imprenditori;
    • mandatari;
    • tirocinanti;
    • volontari;
    • azionisti o associati;
    • membri di organismi (diversi dal Consiglio di amministrazione);

    e consente, inoltre, la segnalazione di informazioni ottenute prima dell'assunzione o di qualsiasi altro rapporto, che ha dato inizio alla collaborazione, nonché dopo il termine di tale rapporto.

    Il testo seguente viene aggiunto al Paragrafo 6:
    Ai sensi della legge, il segnalatore deve fornire anche il proprio indirizzo postale o indirizzo e-mail (il cosiddetto "indirizzo di contatto").

    SLOVACCHIA

    Alla fine del paragrafo 2 vengono aggiunte le seguenti disposizioni:

    La presente informativa si applica anche alla segnalazione di comportamenti antisociali ai sensi della legge a tutela degli informatori. Per condotta antisociale si intendono (i) reati (ad es. condotte che costituiscono un crimine) o (ii) altre condotte antisociali (ad es. condotte che costituiscono reati minori o altre frodi amministrative). Vengono considerati comportamenti antisociali anche le azioni che non costituiscono un reato minore o una frode amministrativa, ma che hanno un impatto negativo sulla società.

    Il paragrafo 3 viene sostituito con il testo seguente:

    La presente informativa si applica a tutti i dipendenti ed ex dipendenti Kia, le persone in cerca di lavoro, i manager, i membri del Consiglio di amministrazione, i lavoratori interinali, i coordinatori espatriati e i tirocinanti di Kia Europe GmbH ("Kia EU") e delle altre aziende del Gruppo Kia attive nell'Unione europea e nel Regno Unito (ad eccezione dello stabilimento produttivo di Kia: Kia Slovakia s.r.o.), nonché alle persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di Kia EU o di altre entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito che sono venuti in possesso di informazioni riguardanti (potenziali) violazioni o infrazioni in un contesto professionale (chiamati singolarmente "segnalatore").

    Il paragrafo 11 viene sostituito con il testo seguente:

    Kia e i suoi dipendenti tratteranno tutte le segnalazioni in maniera sensibile. L'identità del segnalatore verrà mantenuta riservata, nella misura in cui ciò non ostacoli o renda vano un eventuale approfondimento diligente, come un'indagine. L'identità dei segnalatori può essere divulgata soltanto con il loro consenso a tal proposito. Ciò non vale qualora sia necessario rivelare l'identità del segnalatore, per adempiere a un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla vigente normativa europea o nazionale, come nel caso di indagini effettuate da autorità nazionali o procedure giudiziarie, quali procedimenti penali o amministrativi.

    Siete pregati di notare che questo impegno alla riservatezza non verrà applicato qualora ci siano state fornite informazioni errate o fuorvianti con negligenza o in cattiva fede.

    Inoltre, i segnalatori possono anche restare anonimi quando effettuano una segnalazione tramite Kia Compliance: Tell Me.

    SVEZIA

    Il seguente paragrafo va aggiunto al Paragrafo 2 come ultimo paragrafo:

    Se una segnalazione concernente Kia Sweden AB (“Kia Svezia”) contiene informazioni che permetterebbero di identificare una persona, tale persona identificata deve occupare una posizione di spicco o svolgere un ruolo chiave all'interno di Kia. Tra queste persone vi sono i membri del Consiglio di amministrazione, i dirigenti e altre persone con ampia autonomia decisionale e una grande influenza sull'organizzazione. Una segnalazione in cui compaiono queste persone riguarderà gravi irregolarità relative a contabilità, controlli di contabilità interni, auditing, anticorruzione, reati bancari e finanziari o altre gravi irregolarità, che ledono gli interessi vitali dell'organizzazione oppure la salute e la sicurezza di altri individui.

    Il seguente paragrafo va aggiunto al Paragrafo 12 come ultimo paragrafo:

    Oltre al canale di segnalazione descritto nella presente informativa, Kia Svezia ha aperto un canale parallelo di segnalazione locale (denominato "Canale svedese"). Le segnalazioni tramite il Canale svedese sono tutelate dalla legge (2021:890) sulla protezione delle persone che segnalano condotte illecite (”Legge svedese sugli informatori”) (Sw. Lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden). Nell'Allegato 2A viene descritto cosa può essere oggetto di segnalazione, chi può segnalare e le modalità di segnalazione tramite il Canale svedese. Nell'Allegato 2A vengono, inoltre, descritte le modalità con cui Kia Svezia gestisce le segnalazioni inviate tramite il Canale svedese e la tutela dei vostri diritti ai sensi della legge svedese sugli informatori, oltre alle possibilità di segnalare comportamenti illeciti alle autorità svedesi.

    Versione del 15 dicembre 2023