Noi di KIA ci impegniamo a mantenere gli standard più elevati in termini di integrità, compliance e responsabilità.
Lo scopo di Kia Compliance: Tell Me è quello di supportare gli individui che hanno validi motivi per credere di aver scoperto una qualche violazione di leggi, statuti o regolamenti interni menzionati nella presente informativa.
Tutti i dipendenti, i manager e i membri del Consiglio di amministrazione che sono a conoscenza di una presunta violazione o infrazione in un contesto professionale sono incoraggiati a segnalare tutti i casi sospetti di tali (potenziali) violazioni o infrazioni tramite Kia Compliance: Tell Me.
Kia Compliance: Tell Me include presunte violazioni di leggi e statuti, così come infrazioni di regolamenti interni a livello nazionale, regionale e internazionale.
Inoltre, Kia Compliance: Tell Me implementa anche la Direttiva (UE) 2019/1937 ("Direttiva UE sugli informatori"
) e qualsiasi altra legge nazionale applicabile che richiede una tale procedura di segnalazione.
Kia si assicurerà che qualsiasi indagine di una (potenziale) violazione o infrazione, nonché eventuali provvedimenti derivanti da tale indagine avvengano in conformità con le leggi locali vigenti, incluse quelle sul lavoro.
Kia Compliance: Tell Me si applica a (potenziali) violazioni di leggi e statuti esterni, nonché a (potenziali) infrazioni di regolamenti interni (ad es. il Codice di compliance & integrità Kia), nella misura in cui sono applicabili alla nostra azienda.
In particolar modo per le aziende Kia attive nell’UE, la presente informativa si applica soprattutto a violazioni del diritto europeo che riguardano la normativa sulla concorrenza, gli appalti pubblici, i servizi finanziari, i prodotti e i mercati, la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, la compliance e la sicurezza dei prodotti, la sicurezza dei trasporti, la tutela ambientale, la radioprotezione e la sicurezza nucleare, la sicurezza di alimenti e mangimi, la salute e il benessere degli animali, la sanità pubblica, la tutela dei consumatori, la protezione della vita privata e dei dati personali, la sicurezza delle reti e dei sistemi di informazione.
La presente informativa si applica a tutti i dipendenti ed ex dipendenti Kia, compresi i manager, i membri del Consiglio di amministrazione, i lavoratori interinali, i coordinatori espatriati e i tirocinanti di Kia Europe GmbH ("Kia EU"
) e delle altre aziende Kia attive nell'Unione europea e nel Regno Unito (ad eccezione dello stabilimento produttivo di Kia: Kia Slovakia s.r.o.), nonché alle persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di Kia EU o di altre entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito che sono venuti in possesso di informazioni riguardanti (potenziali) violazioni o infrazioni in un contesto professionale (chiamati singolarmente "segnalatore"
).
La presente procedura si basa sui seguenti principi:
• massima riservatezza sull'identità del segnalatore e di qualsiasi persona terza menzionata nella segnalazione (cfr. il paragrafo 11 della presente informativa);
• elevato livello di protezione dell'anonimato del segnalatore, qualora quest'ultimo decida di rimanere anonimo, nella misura possibile e ove proporzionato. In circostanze eccezionali, potranno valere gli obblighi di divulgazione (cfr. il paragrafo 11 della presente informativa);
• massima protezione del segnalatore da qualsiasi ritorsione legata a una segnalazione fatta in buona fede;
• analizzare il contenuto della segnalazione, rilevare informazioni potenzialmente offensive o diffamatorie e determinare l’esistenza di prove congrue per trovare rimedi efficaci e ragionevoli;
• essere giusti e trasparenti per quanto riguarda il sistema in generale, rispettando al contempo i diritti di tutte le persone coinvolte;
• presunzione d'innocenza.
Potete presentare una segnalazione scritta su www.kia.com/eu/compliance/tellme
oppure una segnalazione a voce per telefono. Qualora usiate la linea telefonica, il vostro messaggio vocale verrà trascritto sotto forma di testo dal fornitore, affinché Kia non possa in alcun modo riconoscere la vostra voce. I numeri di telefono dei rispettivi paesi sono riportati nell’allegato 1 di questa informativa. L'uso della linea telefonica è normalmente gratuito, tuttavia in alcuni paesi e per alcuni operatori (di telefonia mobile) potrebbero essere addebitati costi locali per stabilire la connessione.
L'host del servizio web per le segnalazioni scritte e della linea telefonica per le segnalazioni a voce è il nostro fornitore di servizi People Intouch B.V. Sono generalmente disponibili 24 ore al giorno e garantiscono standard di sicurezza IT certificati ISO.
Per ulteriori canali di segnalazione siete pregati di consultare il paragrafo 12 della presente informativa.
Maggiore è il numero di dettagli che ci fornite, più facile e veloce sarà l'inchiesta e/o l'indagine interna aperta in seguito alla vostra segnalazione.
Tra di essi vi possono essere:
• informazioni inerenti alla vostra persona che consentono a Kia di verificare la vostra idoneità a effettuare segnalazioni ai sensi della presente informativa (cfr. il paragrafo 3 della presente informativa);
• data, ora e luogo della (potenziale) violazione o infrazione in questione;
• informazioni su come è stata scoperta la (potenziale) violazione o infrazione in questione;
• nomi e ruoli delle persone coinvolte;
• testimoni, se presenti;
• altre informazioni utili che aiuteranno Kia a gestire la vostra segnalazione (ad es. allegati) o informazioni che verranno richieste nel modulo di segnalazione.
• Vi preghiamo di astenervi dal fornirci informazioni che non sono (manifestatamente) pertinenti alla gestione della vostra segnalazione (soprattutto laddove tali informazioni riguardino i dati personali di terzi).
Potete effettuare una segnalazione in qualsiasi momento veniate a conoscenza della (potenziale) violazione o infrazione.
I segnalatori vengono protetti in conformità alle leggi vigenti, se soddisfano i rispettivi requisiti. Tuttavia, vi preghiamo di notare che la protezione offerta ai sensi della presente informativa potrebbe andare oltre l'ambito di applicazione della protezione offerta ai sensi delle leggi vigenti, come nel caso in cui la violazione di un regolamento interno non costituisca contemporaneamente una violazione di leggi o statuti esterni. In tal caso, Kia fornirà protezione come descritto e nell'ambito di applicazione della presente informativa (cfr. il paragrafo 3). Kia non tollererà alcuna forma di ritorsione, compresi le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione se agite in buona fede ai sensi della presente informativa e della rispettiva procedura di segnalazione.
Manterremo la massima riservatezza sull'identità del segnalatore e di qualsiasi persona terza menzionata nella segnalazione pervenutaci. Le informazioni verranno conservate nel nostro sistema di gestione dei casi (Case Management System, CMS), dotato di elevati standard di sicurezza IT certificati ISO, e saranno accessibili soltanto alle persone che gestiscono il caso, conformemente alla procedura descritta di seguito al paragrafo 9 di questa informativa. Tutte le persone coinvolte nella procedura sono rigorosamente vincolate all'obbligo di riservatezza. Sappiate che ciò vale per qualsiasi informazione presentata.
Non verranno tollerate ritorsioni quali minacce, molestie o discriminazioni dei segnalatori da parte di altri dipendenti Kia, né tanto meno Kia retrocederà, sospenderà o licenzierà i segnalatori.
Chiunque noti od osservi atti simili è tenuto a segnalarli immediatamente alla sezione Compliance di Kia EU all'indirizzo complianceEU@kia.eu
.
Per informazioni sulle modalità con cui trattiamo i vostri dati personali e sui vostri diritti in materia di protezione dei dati, consultate il paragrafo 10 della presente informativa.
Il primo passo nella gestione delle segnalazioni presentateci ai sensi della presente informativa consiste nell'analisi di tali segnalazioni da parte della sezione Compliance di Kia EU. La sezione Compliance di Kia EU confermerà la ricezione della segnalazione entro 7 giorni.
Se la segnalazione riguarda Kia EU o entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito, ma ha un impatto paneuropeo, essa verrà gestita dalla sezione Compliance di Kia EU. La sezione Compliance di Kia EU potrà collaborare con altri dipartimenti preposti alla (potenziale) violazione o infrazione.
Se la segnalazione riguarda entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito (senza un impatto paneuropeo), la sua gestione verrà assegnata al responsabile locale della compliance. Qualora le circostanze lo giustifichino, un caso assegnato al responsabile locale della compliance potrà essere riassegnato a Kia EU.
Kia mira a risolvere tutte le segnalazioni effettuate e a chiudere tutti i casi nel più breve tempo possibile. Al più tardi, il segnalatore del caso in questione riceverà una notifica entro 3 mesi dalla conferma della ricezione della segnalazione.
Siete, tuttavia, pregati di notare che potremmo non divulgare tutti i dettagli dell’inchiesta e/o indagine interna o il suo risultato.
Questo perché dobbiamo soprattutto valutare caso per caso se e in che misura la loro divulgazione possa influire negativamente sui diritti e le libertà altrui.
Per informazioni sulle modalità con cui Kia tratta i vostri dati personali, siete pregati di consultare la nostra informativa sulla privacy Kia Compliance: Tell Me.
Kia e i suoi dipendenti tratteranno tutte le segnalazioni in maniera sensibile. L'identità del segnalatore verrà mantenuta riservata, nella misura in cui ciò non ostacoli o renda vano un eventuale approfondimento diligente, come un'indagine.
In generale, informeremo il segnalatore prima di rivelare la sua identità, a meno che tale comunicazione non metta a rischio la relativa indagine o procedura giudiziaria, e/o chiederemo il suo consenso alla rivelazione della sua identità, a meno che tale divulgazione non sia un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla vigente normativa europea o nazionale, come nel caso di indagini effettuate da autorità nazionali o procedure giudiziarie.
Siete pregati di notare che questo impegno alla riservatezza non verrà applicato qualora ci siano state fornite informazioni errate o fuorvianti con negligenza o in cattiva fede.
Inoltre, i segnalatori possono anche restare anonimi quando effettuano una segnalazione tramite Kia Compliance: Tell Me.
La segnalazione di violazioni e infrazioni come descritta nella presente informativa è da considerarsi come un affiancamento del diritto di presentare reclamo in conformità al Regolamento sull’occupazione di Kia EU (o altre politiche locali simili), laddove sia possibile un allineamento con il proprio superiore o il dipartimento del personale e dell'organizzazione.
Inoltre, su richiesta della persona che ha segnalato la violazione, Kia organizzerà in un lasso di tempo ragionevole un incontro dal vivo con una persona designata alla ricezione di tale segnalazione. Previo consenso della persona che ha segnalato la violazione, l'incontro potrà anche essere effettuato tramite videochiamata.
Potete anche contattare la sezione Compliance di Kia EU all’indirizzo: complianceEU@kia.eu
.
Nell’Unione europea, in conformità con e ai sensi delle condizioni della Direttiva UE sugli informatori, i dipendenti possono effettuare segnalazioni anche attraverso appositi canali esterni, che dovranno essere stabiliti dalle autorità nazionali competenti. Gli stati membri dell’UE devono assicurarsi che le autorità competenti pubblichino sui loro siti web, in una sezione separata e facilmente identificabile e accessibile, tra l’altro, le informazioni di contatto dei canali esterni di segnalazione e le procedure applicabili. Kia fornisce ulteriori informazioni su questi canali esterni di segnalazione e sulle procedure tramite i suoi canali interni.
Paese | Numero di telefono | Codice aziendale - Canale Interno Kia | Codice aziendale - Canale Esterno Kia |
---|---|---|---|
Austria | Numero verde: 0800 909 683 | 112315 | 112452 |
Belgio | Numero verde: 0800 89 326 | 112315 | 112452 |
Francia | Numero verde: 080 554 3753 | 112315 | 112452 |
Germania | Numero verde: 0800 1818 952 | 112315 | 112452 |
Ungheria | Numero verde: 06 809 845 89 | 112315 | 112452 |
Irlanda | Numero verde: 1800 800 636 | 112315 | 112452 |
Italia | Numero verde: 800 147 694 | 112315 | 112452 |
Paesi Bassi | Numero: +31 10 700 75 03 Chiamata a tariffa locale | 112315 | 112452 |
Polonia | Numero verde: 800012953 | 112315 | 112452 |
Slovacchia | Numero verde: 0800 113 418 | 112315 | 112452 |
Spagna | Numero: +34 900 031 156 Chiamata a tariffa locale | 112315 | 112452 |
Svezia | Numero verde: 020 160 4703 | 112315 | 112452 |
Regno Unito | Numero verde: 080 0022 4118 | 112315 | 112452 |
UNGHERIA
Il paragrafo 3 viene modificato con le persone qualificate come segnalatori definite nel regolamento ungherese corrispondente, il "2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról", di cui al § 20.
Il paragrafo 9 è modificato come segue:
Il termine per inviare un feedback non deve superare i trenta giorni, ma può essere esteso a tre mesi in presenza di circostanze particolari.
ITALIA
Ai sensi del Decreto legislativo 24/2023 di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, il testo dell'informativa "Kia Compliance: Tell Me" è stato modificato come segue.
Il paragrafo 3 è modificato come segue:
Aggiunta nota a piè di pagina a "Dipendenti Kia":
La protezione degli informatori si applica anche se l'informazione, la segnalazione all'autorità giudiziaria o la divulgazione di informazioni avviene nei seguenti casi:
Il paragrafo 6 viene modificato come segue:
Le segnalazioni inviate, anche con l'aiuto del facilitatore, devono essere basate su elementi fattuali ben precisi (non devono dare adito a diverse interpretazioni) e concordanti (tutte le prove devono portare alla stessa conclusione), di cui il segnalatore è venuto a conoscenza durante lo svolgimento delle proprie attività. Le segnalazioni non possono essere utilizzate per denunciare problemi di natura esclusivamente personale (lamentele, reclami o richieste personali).
Il paragrafo 8 è modificato come segue:
Non verranno tollerate ritorsioni quali minacce, molestie o discriminazioni dei segnalatori da parte di altri dipendenti Kia, né tanto meno Kia retrocederà, sospenderà o licenzierà i segnalatori. Gli informatori, che ritengono di aver subito azioni di ritorsione, possono sporgere denuncia all'ANAC, che a sua volta informerà l'ispettorato nazionale del lavoro per intraprendere le misure necessarie.
Gli informatori che sono stati licenziati a seguito di una segnalazione, divulgazione o denuncia all'autorità giudiziaria o alle autorità interessate possono essere reintegrati nella loro mansione. Chiunque sospetti o noti azioni del genere può sporgere subito denuncia alla sezione Compliance di Kia EU all'indirizzo complianceEU@kia.eu.
L'informatore è tenuto a effettuare le sue segnalazioni in buona fede e nello spirito di questa regolamentazione. Questa procedura non pregiudica la colpa e l'assunzione di responsabilità dell'informatore in caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.
Il paragrafo 9 viene modificato come segue:
Se, a seguito della verifica, la segnalazione risulta completamente o parzialmente fondata, la sezione Compliance di Kia EU può agire in diversi modi a seconda della natura della violazione:
Se al termine delle indagini e dei controlli la segnalazione si dimostra infondata, la sezione Compliance di Kia EU ordina l'archiviazione del caso.
Se al termine delle indagini emergono gravi violazioni, la sezione Compliance di Kia EU, dopo aver accertato la loro fondatezza oltre ogni ragionevole dubbio, inoltrerà la segnalazione e le informazioni raccolte alla direzione della sede interessata.
Se la segnalazione risulta fondata, la direzione della sede interessata adotterà tutte le misure che riterrà appropriate per proteggere il segnalatore, comprese azioni disciplinari e sanzionatorie sulla base di quanto accertato.
Paragrafo aggiuntivo 13 “Definizioni”:
Sono state incluse le definizioni dei termini utilizzati nella presente informativa. In particolare:
SLOVACCHIA
Alla fine del paragrafo 2 vengono aggiunte le seguenti disposizioni:
La presente informativa si applica anche alla segnalazione di comportamenti antisociali ai sensi della legge a tutela degli informatori. Per condotta antisociale si intendono (i) reati (ad es. condotte che costituiscono un crimine) o (ii) altre condotte antisociali (ad es. condotte che costituiscono reati minori o altre frodi amministrative). Vengono considerati comportamenti antisociali anche le azioni che non costituiscono un reato minore o una frode amministrativa, ma che hanno un impatto negativo sulla società.
Il paragrafo 3 viene sostituito con il testo seguente:
La presente informativa si applica a tutti i dipendenti ed ex dipendenti Kia, le persone in cerca di lavoro, i manager, i membri del Consiglio di amministrazione, i lavoratori interinali, i coordinatori espatriati e i tirocinanti di Kia Europe GmbH ("Kia EU") e delle altre aziende del Gruppo Kia attive nell'Unione europea e nel Regno Unito (ad eccezione dello stabilimento produttivo di Kia: Kia Slovakia s.r.o.), nonché alle persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di Kia EU o di altre entità Kia nell'Unione europea e nel Regno Unito che sono venuti in possesso di informazioni riguardanti (potenziali) violazioni o infrazioni in un contesto professionale (chiamati singolarmente "segnalatore").
Il paragrafo 11 viene sostituito con il testo seguente:
Kia e i suoi dipendenti tratteranno tutte le segnalazioni in maniera sensibile. L'identità del segnalatore verrà mantenuta riservata, nella misura in cui ciò non ostacoli o renda vano un eventuale approfondimento diligente, come un'indagine. L'identità dei segnalatori può essere divulgata soltanto con il loro consenso a tal proposito. Ciò non vale qualora sia necessario rivelare l'identità del segnalatore, per adempiere a un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla vigente normativa europea o nazionale, come nel caso di indagini effettuate da autorità nazionali o procedure giudiziarie, quali procedimenti penali o amministrativi.
Siete pregati di notare che questo impegno alla riservatezza non verrà applicato qualora ci siano state fornite informazioni errate o fuorvianti con negligenza o in cattiva fede.
Inoltre, i segnalatori possono anche restare anonimi quando effettuano una segnalazione tramite Kia Compliance: Tell Me.
SVEZIA
Il seguente paragrafo va aggiunto al Paragrafo 2 come ultimo paragrafo:
Se una segnalazione concernente Kia Sweden AB (“Kia Svezia”) contiene informazioni che permetterebbero di identificare una persona, tale persona identificata deve occupare una posizione di spicco o svolgere un ruolo chiave all'interno di Kia. Tra queste persone vi sono i membri del Consiglio di amministrazione, i dirigenti e altre persone con ampia autonomia decisionale e una grande influenza sull'organizzazione. Una segnalazione in cui compaiono queste persone riguarderà gravi irregolarità relative a contabilità, controlli di contabilità interni, auditing, anticorruzione, reati bancari e finanziari o altre gravi irregolarità, che ledono gli interessi vitali dell'organizzazione oppure la salute e la sicurezza di altri individui.
Il seguente paragrafo va aggiunto al Paragrafo 12 come ultimo paragrafo:
Oltre al canale di segnalazione descritto nella presente informativa, Kia Svezia ha aperto un canale parallelo di segnalazione locale (denominato "Canale svedese"). Le segnalazioni tramite il Canale svedese sono tutelate dalla legge (2021:890) sulla protezione delle persone che segnalano condotte illecite (”Legge svedese sugli informatori”) (Sw. Lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden). Nell'Allegato 2A viene descritto cosa può essere oggetto di segnalazione, chi può segnalare e le modalità di segnalazione tramite il Canale svedese. Nell'Allegato 2A vengono, inoltre, descritte le modalità con cui Kia Svezia gestisce le segnalazioni inviate tramite il Canale svedese e la tutela dei vostri diritti ai sensi della legge svedese sugli informatori, oltre alle possibilità di segnalare comportamenti illeciti alle autorità svedesi.
Versione del 15 dicembre 2023