Online Recruitment Tool

Cher candidat, merci pour votre intérêt.

Dans cette Notification relative au respect de la vie privée, nous expliquons, conformément à nos obligations découlant du « Règlement général sur la protection des données » (Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 - « RGPD »), la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre d'une procédure de candidature chez Kia. Veuillez lire attentivement cette notification. Par l'introduction de votre candidature, vous confirmez avoir pris connaissance de la présente notification.

Qu'est-ce qu'un traitement de données à caractère personnel ?

Les « données à caractère personnel » sont toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Un « traitement » est toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel. Il peut s'agir, par exemple, de la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel.

Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de candidature est Kia Belgium S.A., dont le siège social est établi à 1140 Evere, rue Colonel Bourg 109, RPM de Bruxelles, portant le numéro BCE 0477.443.106 (ci-après dénommée « Kia »).

Le délégué à la protection des données (« DPO ») de Kia peut être contacté à l'adresse privacy@kia.be.

À quelles fins et sur quelle base juridique vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Vos données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes : enregistrement de votre candidature, évaluation de votre candidature, déroulement de la procédure de sélection et son suivi, y compris le rapportage à notre société mère (Kia Europe GmbH) qui intervient pour l'administration des ressources humaines au niveau du groupe et, si nécessaire pour la fonction, concertation avec Kia Europe GmbH au sujet de votre candidature. Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de l'intérêt légitime de Kia à vous évaluer dans le cadre de la procédure de sélection et, le cas échéant, pour vous faire une offre d'emploi.

En cas d'embauche, nous utilisons également vos données à caractère personnel pour prendre toutes les mesures nécessaires en préparation à la conclusion d'un contrat de travail. Dans un tel cas également, le traitement est nécessaire pour défendre l'intérêt légitime de Kia à préparer l’entrée en service ; cet intérêt légitime peut également se fonder sur la nécessité de répondre à vos demandes de prendre certaines mesures avant la conclusion du contrat.

En cas de non-embauche, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pendant un certain temps encore (voir le point 7) moyennant votre consentement, afin de vous contacter ultérieurement pour d'autres fonctions susceptibles de vous intéresser chez Kia et pour disposer des informations nécessaires sur les procédures de sélection antérieures, au cas où vous postuleriez ultérieurement pour d'autres fonctions.

Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Dans le cadre du processus de candidature, les responsables des ressources humaines et la direction de Kia ont accès à vos données à caractère personnel, uniquement aux fins énoncées dans la présente notification. Selon la fonction pour laquelle vous postulez, d'autres employés de Kia peuvent être impliqués dans l'évaluation de votre candidature. La direction et les responsables des ressources humaines de Kia Europe GmbH peuvent également prendre connaissance des données aux mêmes fins.

Dans le cadre de candidatures, nous pouvons éventuellement recourir à des tiers possédant l'expertise nécessaire afin de nous assister dans l'évaluation de votre candidature, mais uniquement aux fins énoncées dans la présente notification.

Nous ne communiquons pas vos données à des tiers, sauf si nous sommes légalement tenus de le faire.

Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous ?

Dans le cadre du processus de candidature, Kia traite toutes les données que vous complétez dans le formulaire de candidature (en ligne). Cela inclut vos données d'identification personnelles, telles que vos nom et prénom, adresse, adresse de courrier électronique, téléphone (y compris GSM), ainsi que des informations sur votre employeur actuel et votre fonction actuelle, une copie de votre lettre de motivation et de votre CV, ainsi que la confirmation que vous possédez déjà ou non un permis de conduire valide.

Dans le cadre du processus de candidature, nous collectons, par exemple par l'entremise de votre CV, et traitons également :

des caractéristiques personnelles telles que l'âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l'état civil, la nationalité ;
des informations sur votre expérience professionnelle (y compris les références éventuelles que vous nous avez autorisés à contacter et les informations obtenues de ces références) et votre formation (diplômes, résultats d'études, formations suivies, etc.), ainsi que vos connaissances linguistiques ;
des informations sur vos habitudes de vie, vos loisirs, vos hobbys et vos centres d’intérêts ;
toute autre donnée que vous mentionneriez/qui apparaitrait sur votre CV ou votre lettre de motivation (par exemple, votre photo) ou que vous nous auriez fourni spontanément plus tard dans le cadre du processus de sélection ;
le retour d'information (« feedback ») de la part de nos employés au sujet de vos candidatures, y compris l'évaluation de votre personnalité ;
le cas échéant, des informations sur le fait de disposer ou non d'un permis de travail et de séjour ;
des informations de nature financière, comme vos attentes éventuelles en matière de rémunération ;
des données que nous serions légalement obligés de traiter.

Le fait de nous fournir vos données à caractère personnel constitue une condition indispensable à l'évaluation de votre candidature en vue de la conclusion éventuelle d'un contrat de travail.

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (les « catégories particulières de données à caractère personnel » sont des données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne de manière unique, des données sur la santé ou des données sur la vie sexuelle ou sur l'orientation sexuelle d'une personne).

Si votre candidature débouche sur une embauche, des données à caractère personnel supplémentaires, telles que les informations nécessaires à la souscription d'une assurance, peuvent être traitées en préparation à la conclusion de votre contrat de travail. Ces données peuvent, à ce moment, être également partagées avec les prestataires de services concernés (tels que les assureurs).

Vos données sont-elles transférées vers des pays tiers ?

En vertu de la législation sur la protection des données à caractère personnel, lesdits « pays tiers » sont des pays extérieurs à l'Espace économique européen (« EEE »). L'EEE comprend tous les pays de l'UE, ainsi que la Norvège, le Liechtenstein et l'Islande. Le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers n'est possible que sous certaines conditions, par exemple lorsqu'un prestataire de services aux États-Unis est certifié Privacy Shield.

Kia ne transfère pas vos données vers des pays tiers, à l'exception du fait que le prestataire de services de recrutement HireHive (voir question 4) recourt à des prestataires de services aux États-Unis pour la communication au sein de la plateforme HireHive, laquelle est toutefois certifiée Privacy Shield.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Kia conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins citées dans la présente notification.

À l'issue d'une procédure de candidature ne débouchant pas sur un emploi, Kia ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps, à moins que vous n'ayez donné votre consentement pour les conserver encore, afin de vous contacter ultérieurement pour tout autre emploi au sein de Kia qui pourrait vous intéresser et pour disposer d'informations sur les procédures de sélection antérieures, au cas où vous postuleriez vous-même pour d'autres fonctions chez nous. Dans tous les cas, vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que 1 an après la fin de la dernière procédure de sélection parcourue chez nous.

Toutefois, si votre procédure de candidature débouche sur un emploi chez Kia, Kia conservera vos données à caractère personnel selon les critères communiqués dans le cadre de la conclusion du contrat de travail.

Recourons-nous à une prise de décision automatisée ?

Kia ne recourt pas à une telle prise de décision automatisée dans le cadre de la procédure de sélection et de la décision d'embaucher ou non.

Quelles mesures prenons-nous en vue de sécuriser le traitement ?

Kia prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables pour garantir, eu égard aux risques potentiels, un niveau de sécurité approprié pour la conservation de l'intégrité, de la confidentialité et de la disponibilité de vos données à caractère personnel. L'accès aux données à caractère personnel est limité, sur la base du « besoin de savoir » (« need to know »). Les membres du personnel de Kia reçoivent une formation sur la réglementation relative au traitement des données à caractère personnel et sont tenus de s'y conformer. Les dossiers papier concernant les candidats sont conservés dans un bureau fermé du département des ressources humaines, auquel seuls le HR officer et le HR manager ont accès.

Les prestataires de services tiers auxquels nous recourons ont également l'obligation légale et contractuelle de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre toute perte ou traitement non autorisé.

Quels sont les droits que vous pouvez invoquer dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel ?

le droit de nous demander d’avoir accès aux données à caractère personnel que nous traitons vous concernant, et de les corriger ou de les effacer ;
le droit de nous demander de limiter le traitement vous concernant, ainsi que le droit de vous opposer au traitement ;
le droit de nous demander d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de transmettre celles-ci à un autre responsable du traitement (« droit à la portabilité des données ») ;
le droit, en ce qui concerne les traitements éventuellement fondés sur votre consentement, de retirer à tout moment ce consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle.

Modifications

Cette Notification en matière de Traitement des Données à caractère personnel des Candidats peut être modifiée de temps à autre, lorsque nos processus évoluent ou lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la réglementation en vigueur.

Dernière mise à jour : 29.04.2019