Ein Fahrzeug kostet mehr als nur den reinen Kaufpreis oder die monatliche Leasingrate. Cleveres Flottenmanagement und ein bisschen Zeit, um die Zahlen zu prüfen, kann sich auszahlen, vor allem weil die in der Anschaffung günstigsten Autos nicht unbedingt auf lange Sicht die günstigsten sein müssen.
Schon zu Beginn sollten die Kosten mit Rücksicht auf den Restwert betrachtet werden. Das ist der Wert, den das Auto erzielen kann, wenn es weiterverkauft wird. Treibstoff, Versicherung und Steuer sind die Grundpfeiler einer Kostenkalkulation, die die Kosten über die ganze Nutzungsdauer des Fahrzeugs einbeziehen, und sollten unbedingt berücksichtigt werden. Je nachdem, wie detailliert Ihre Kostenanalyse sein soll, sollten Sie auch die finanziellen Aspekte eines Kaufs gegenüber einer Finanzierung oder eines Leasings sowie den regelmäßigen Service, Wartungs- und Reparaturkosten miteinbeziehen.
Die Wahl des Treibstoffs war bisher vorbestimmt, war doch Diesel der effizientere Treibstoff und deutlich günstiger als Benzin, was Diesel zum dominanten Kraftstoff unter den gewerblich genutzten Fahrzeugen werden ließ. Aber wie viele Dinge im Flottengeschäft verändert sich diese Sichtweise aufgrund verschiedener Überlegungen. Erstens hat die Automobilindustrie viel Energie in die Entwicklung kleiner, aber leistungsstarker Turbomotoren gesteckt, die mit der Treibstoffökonomie kleinerer Motoren auskommen, aber die Leistung größerer bringen. Zweitens ist ein Benziner in der Anschaffung in der Regel günstiger, genauso wie bei Steuer oder Versicherung. Was Benzin nicht länger zu einer abwegigen Wahl macht.
Zwischen der Bedeutung, die der Wahl und dem Kauf eines Fahrzeugs beigemessen wird, und dem Managen der Unterhaltungskosten scheint ein Ungleichgewicht zu bestehen. Das gilt vor allem für kleinere Betriebe, die keinen eigenen Flottenmanager haben, sodass die Zuständigkeit für die Flotte dem Einkauf, der Finanz- oder gar der Personalabteilung zufällt. Das rührt wahrscheinlich daher, dass einmal angeschafft die Fahrzeugkosten weitestgehend fix angesehen werden. Aber mit Service, Wartung und vor allem Reparaturen ist das mitnichten der Fall. Viele Vertragshändler bieten günstige Servicepakete oder Service zu Festpreisen an, um das Angebot für Firmen und ihre Fahrer zu verbessern. Ausfallzeiten sind auch eine Überlegung. Wenn ein Vertragshändler eine Reparatur ein paar Tage schneller erledigen kann als eine freie Werkstatt ‒ oder andersherum ‒, dann müssen die Kosten im Vergleich zu den Unannehmlichkeiten betrachtet werden, die es mit sich bringt, wenn ein Mitarbeiter nicht einsatzfähig ist oder ein Ersatzfahrzeug extra angemietet werden muss.
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