1. Rekisterin pitäjä ja tietosuojakyselyt
Kia Finland (Astara Auto Finland Oy)
Y-tunnus: 2836801-8
Osoite: Vaisalantie 2-8, 02130 Espoo
Tietosuojaan liittyvät kyselyt: privacy.fi@astara.com
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään KMF:n ja Kia-jälleenmyyjien toimesta asiakkaan, markkinointikontaktin tai muun asianosaisen (yhteisesti ”Asiakkaat”) asiakassuhteen hoitamista, palvelujen toimittamista, palveluiden ylläpitämistä, palveluita koskevaa personoitua asiakaspalvelua ja kohdennettua asiakasviestintää, palveluiden käytön seurantaa, markkinointia ja sen kohdentamista asiakkaille sekä potentiaalisille asiakkaille, etämyyntiä sekä asiakasyhteydenottoja, riskienhallintaa ja väärinkäytösten estämistä, kiinteistöjen ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden suojaamista varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja KMF:n palvelujen kehittämistarkoituksiin.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin. Jos päätät, ettet voi luovuttaa meille henkilötietojasi, palveluiden tarjoaminen sinulle ja muille, joita asia koskee, voi keskeytyä, mikä voi vaikuttaa kielteisesti sinulle tarjoamiimme palveluihin.
Voimme kuitenkin käyttää Asiakkaiden sekä muiden rekisteröityjen henkilötietoja muihin kuin etukäteen ilmoitettuihin tarkoituksiin, kun laki sitä edellyttää.
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja henkilötietojen hankkiminen
Rekisterin tiedot kertyvät KMF:n verkkosivujen seuraavista lomakkeista ja palveluista:
• Varaa koeajo -lomake
• Varaa huolto -Online Booking -järjestelmä
• Ota yhteyttä -lomake
• Tilaa esite tai hinnasto – lomake
• Ota yhteyttä Kia-yritysmyyntiin - lomake
• MyKia-asiakaslehti
• Kia Care -järjestelmä
• Uusi Kia heti ajoon -lomake
• Osta renkaat ja verkkokauppa
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: etunimi, sukunimi, osoite, postinumero, kaupunki, puhelinnumero, sähköpostiosoite, palvelulomakkeille täytetyt muut tiedot, tiedot tilatun palvelun toimittamisesta ja verkkoyhteyden IP-osoite.
Rekisterin säännönmukaisena tietolähteenä ovat asiakkailta ja potentiaalisilta asiakkailta itseltään kerättävät tiedot. Tietoja kerätään asiakkailta asioinnin yhteydessä sekä asiakassuhteen kestäessä. Edellä mainittuja tietoja voidaan kerätä KMF:n verkkosivujen välityksellä sekä sähköisessä tai ei-sähköisessä muodossa olevilla lomakkeilla, puhelimitse ja tekstiviestein. Henkilötietojen päivittämiseen voidaan käyttää myös väestörekisteriä ja julkisia lähteitä.
Puheluita voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin.
4. Tietojen suojauksen periaatteet
KMF, mukaan lukien sidosyritykset tunnustavat EU:n henkilötietojen hallintasäädösten merkityksen, käyttävät niitä liiketoiminnassaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja käsittelevät niitä asianmukaisesti. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisterinpitäjä huolehtii myös palveluiden toimittamiseen osallistuvien Kia-jälleenmyyjien ja yhteistyökumppaneiden ohjeistuksesta huolelliseen ja asianmukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.
5. Henkilötietojen säilytys, poistaminen ja hävittäminen
KMF säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. KMF voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa omaehtoisesti jotain muuta kautta.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.
6. Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille Euroopan Unionin alueella sijaitseville tahoille kuten esimerkiksi KMF:n yhteistyökumppaneille, Kia-jälleenmyyjille, asiakkaan mahdollisesti tilaamia palveluja tuottaville yhtiöille sekä viranomaisille tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa tavaroiden ja palveluiden toimittamista varten tai KMF:n ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi sekä markkinointiin ja etämyyntiin tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja ei luovuteta ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta kolmansille osapuolille muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.
Tilastollisia palvelun käyttötietoja ja asiakastietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jossa niistä ei voida tunnistaa palvelun yksittäisiä käyttäjiä taikka käyttäjien henkilökohtaisia käyttötietoja, asiakastietoja tai henkilötietoja.
7. Tietojen siirto
Siirrämme kerättyjä henkilötietoja konserniyhtiöille ja alihankkijoille, joiden kanssa olemme solmineet alihankintasopimuksen, niiltä osin kuin on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista.
Edellytämme, että alihankkijat käsittelevät ja hallinnoivat siirrettyjä EU-alueella kerättyjä henkilötietoja asianmukaisesti.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.
Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, KMF huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
8. Evästeet, verkkojäljitteet ja muu vastaava tekniikka
Käytämme evästeitä (”cookies”) ja verkkojäljitetekniikkaa käyttäjäystävällisyyden sekä verkkosivuston laadun ja suorituskyvyn parantamiseen. Eväste on tiedosto, joka tallennetaan tietokoneeseesi, kun käytät verkkosivustoa. Se sisältää muun muassa selaimen ja verkkopalvelimen välillä siirretyn käyttöhistorian. Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta kävijä on siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään, mikä on näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneen IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähetetyt tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan. Evästettä käytetään helpottamaan sivuston käyttöä, kun vierailet sivustossa uudelleen.
Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä voidaan seurata KMF:n ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi KMF:n yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin. Edellytämme, että palveluntarjoajat käsittelevät ja hallinnoivat kerättyjä evästetietoja asianmukaisesti.
Voit poistaa evästeet käytöstä muuttamalla selaimesi asetuksia. Huomaathan kuitenkin, että palvelu ei ehkä toimi oikein, jos evästeet on poistettu käytöstä.
9. Asiakkaiden oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää pääsyä ja tarkistaa KMF:n rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa, oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella, oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten ja oikeus vaatia tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhteydenotot osoitteeseen: privacy.fi@astara.com.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle. KMF voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite, riita-asia tai vaade.
Huomaathan, että Tietosuojaselostetta muutetaan ajoittain lakien ja asetusten tai muiden sääntöjen muutosten tai liiketoimintaamme liittyvien palveluiden muutosten mukaisesti henkilötietojen suojaamiseksi. Jos Tietosuojaselosteeseen on tehtymuutoksia, ilmoitamme niistä verkkosivustossamme.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa kerättyjen henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus milloin tahansa. Tämä ei vaikuta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn ja siirron laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.
